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3指定时间内完成工作（第1页）

3．指定时间内完成工作

有句口号叫做“向效率要时间”，就是说，较高的工作效率可以争取到较多的时间。

相反，浪费或者不善于安排时间，会出现工作效率低下的现象。可见，时间与效率是相辅相成的。下面介绍一下，优秀的员工如何利用有限的时间去完成更多的工作。要清楚准时完成任务的重要性。

作为一个能干的员工，对大量不成文的“规则”，就是一般老板认为员工“想当然”会遵行的事，应该清楚。

你的任务是要在指定时间内完成工作，老板最不喜欢下属凡事都找借口。认真完成每一份差事，别等他人来提醒你，尤其是那些职位比你高的人。

若公司是采用流水作业制度的话，那么当同事将完成了一部分的工作交给你接手时，可要小心检查一遍，一旦有错误，请对方先整好，同时要清楚了解你需要完成的那一部分。遇到难题时，最好自己来解决，或请教同事，最好不要将问题带到老板面前。

如果你的权力不足以解决问题，你向老板报告时，就提出自己的意见吧，让他知道你具有随机应变的能力。再者，不要在办公室树敌，在决定某件事情是否值得争取前，先考虑它对工作的影响，造成的损害是暂时的还是长期的?值得因此而与对方作对吗?你有必胜的把握吗?

还有，不要在公共场所高声谈论公司业务，就是在私底下，也不可以故意透露业务方针。

面对堆积如山的工作，你可能感到心情烦闷，情绪紧张，无法摆脱工作的阴影，就算与朋友一起饮茶聊天，也不会开怀大笑。你可能埋怨说：“我的工作能力太差，事情总是不能做完，反而日渐累积起来。”实际上每个人的办事能力都差不多，关键在于他们怎样处理事情，若你想用最少的时间，发挥最大的工作效率，你必须注意下列各点：

1．为每件工作定下最后完成的时间，除非在很特别的情况下，不然不要拖延。

2．对于不是自己份内的工作，坚决地说个“不”字。

3．如果你整天的工作排得满满的，应该把一些必须马上完成的事情抽出来，专心处理。

4．假如你觉得自己的心情不好，应先放下工作，让自己有松弛的机会，待心情好转时再投入工作。

5．中午时间，不要安排太多的会议，你可以利用早餐时间会见客户，尽量利用每一个机会。

6．若你能用电话直接处理事务，就不要浪费时间写信。

7．把文件整齐排列，你不需费时找寻资料报告。

怎样发挥最高的工作效率是攀上成功阶梯的重要一步。以下是一些基本步骤：

定时整理档案。记忆力再好的人也不能将所有东西永远记住，因此档案是非常重要的。若你的部门本身不重视，或你已有秘书代劳，那奉劝你应设一个私人档案柜，帮助记忆，也利于有需要时翻阅。

手袋里必备备忘录。工作忙碌的时候，你呆在办公室里，或经常外出，无论大小约会、有关事项，最好用笔记下来，办好的就删掉一些，每天翻看，确保万无一失。

不要让案前堆积信件、便笺。每天要清理一次，因为许多事情是需要立即进行的，不应搁置，一旦遗漏就会后悔莫及。当拆阅时，应立刻分类，可以丢弃的、应该入档案的，或者编入办事日历……工作就会一天天顺畅的进行了。

刚刚工作的人，终日埋在文件堆里，却发觉根本没有完成任何大文件。

那么请坐下来检讨一下，并不是你的工作能力有问题，只因为能力根本没有发挥。若你的组织能力欠佳，所以被琐事围困着，请你参考以下的方法：

买一本小型的记事簿，最好小到可以放到口袋里去，在开会、午饭甚至坐车时，只要想起一些工作上的细节、意念或行动，都要立即记下来，每天晚上睡觉前，重新温习一下，按事情的重要性编排成第二天的工作顺序表。第二天，你就可以按本子办事了。

其次，使你烦扰的比如日常的报告、备忘、信件和刊物等，它们一般会堆积在你的周围，使你感到烦闷，何不尝试以下的办法：

每一张经过你办公桌的纸张，只能有四种命运——丢掉它、送给另一位同事、存入档案或立即行动。

那么你的办公桌才得以好好的清理，你才能专心做应该做的工作。将计划变成事实是有法可依的。首先你要清楚你要得到怎样的成果，并反问：这目标是否切合实际?对公司有没有好处?

对你的前途有没有影响?答案不是负面的，就是说你选对了。接着找到适合人选，或许你有许多同事，可是每个人都有其长处，且一个任务并不需要所有人都去做，择人而委任才是有效的方法。

目标鲜明，又有恰当人选，下一步就是清楚地让执行者知道你的要求，让他正确地朝目标迈进，并让他多提出建议，尤其是工作时遇到什么困难时，好灵活地有所改动，迎合需要。