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法则四 提升个人能力（第4页）

◇极力避免第二次的约会迟到。例如你与某人约会时迟到。则与他之间千万别再有类似情况发生，以免被他认为你是不守信用的人。

◇请秘书或助手提醒你约会事宜，或是利用闹钟、闹表作自我提醒。

在人际交往中，我们只有严格地守时、准时、尊时，才能更好地与人交往，更多地赢得别人的尊重，处理事情来才得心应手。

成为时间规划高手

“20：80”原理对时间使用者的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80％的时间，你也只能取得20％的成效。你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只花20％的时间，即可取得80％的成效。

许多人在处理日常事务时，完全不考虑完成某个任务之后他们会得到什么好处。这些人以为每个任务都是一样的。只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。或者，他们愿意做表面看来有趣的事情，而不理会不那么有趣的事情。他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排队，确定主次。在确定每一天具体做什么之前，要问自己三个问题：

◇我需要做什么？——明确那些非做不可，又必须自己亲自做的事情。

◇什么能给我最高回报？人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上，即所谓“扬己所长”。

◇什么能给我们最大的满足感？在能给自己带来最高回报的事情中，优先安排能给自己带来满足感和快乐的事情。把重要事情摆在第一位。

不少管理者都有这样的感慨：“忙了一天。也不知道忙了什么，时间还不够用。”其实，只要有效地运用时间，就可以提高工作效率，在相同的时间里做更多的事，而且做得更好。那么如何才能有效地运用时间呢？

◆按照事务的类型来安排时间

大致来说，事务可以分为四种类型，管理者花多少时间，应视其类型而定。

◇紧急而且重要。包括与客户洽谈业务、未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎，必须花上整天的时间来处理，直到解决为止。

◇重要但不紧急。包括远景规划、产品创新、人才培养、组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做。但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间，管理者就是“不务正业”。

◇紧急但不重要。包括批阅日常文件、工作例会、接打电话等。这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花去过多的时间。

◇不紧急也不重要。包括可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。对于这类事务，管理者可先想一想：“这件事如果根本不去理会它，会出现什么情况呢？”如果答案是“什么事都没发生”那就应该立即停止做这些事。

◆每天首先着手最重要的工作

一般而言，在办公室里你每天都必须处理许多事务。不少人错误地认为，他们可先处理好最次要的事激励自己，最后才面对最重要的工作。这其实是一种不经济的利用时间的方法。把它拖到最后来干，他们经过一天的工作，大都已疲惫不堪，很难有足够的精力来考虑它，时间也不会很多，想把它做好很难。他们这样做的根本原因，是因为内心深处有畏难情绪，回避最重要的工作。作为一名出色的上班族，一定要克服这样的心理倾向，首先着手最重要的工作，用足够的时间精力来处理它，并把它办好。

美国托马斯·爱迪生说过，世界上最重要的东西是“时间”。

可见，一个人、一个团队能否在自己的事业生涯中取得成功，秘诀就在于搞好时间管理。

用好策略作对事

很长时间以来，很多人都以为会看时机是一种天分，也就是生来就具备的，就像是具有音乐细胞的耳朵一样。但是渐渐地，通过观察那些似乎有幸具备这种天分的人，才意识到这是一种任何人只要努力留心都能获得的技能。

为了掌握恰到好处地处理时间的艺术，需要牢记五个必要的条件。

首先，要经常不断地提醒自己，掌握好时间在待人处世上的重要意义。莎士比亚曾经写道：”人间万事都有一个涨潮时刻，如果把握住潮头，就会领你走向好运。”一旦你明确了”看准时机”的全部重要意义，你就朝着获得这种能力迈出了第一步。

其次，和自己订一项条约（毫无疑问你会有许多次违反这个条约），这就是当你被愤怒、恐惧、嫉妒或者怨恨的漩涡所驱使时，千万不要做什么或者说什么。这些情绪的破坏力量可以毁坏你精心建立起来的”观时机制”。

有一次，演说家在骚乱的群众大会上大发脾气，并且说了一些刺耳的和挖苦的话。演说家所支持的建议当场就被击败了。演说家的父亲，他也在场，什么话也没有说。然而在当天晚上，演说家在枕头旁发现了亚里史多德的一段著名的话：”任何人都会发火的；但是要做到对适当的对象，以适当的程度，在适当的时机，为适当的目的，以及按适当的方式发火就不是每个人都能做到的了。这不是一件容易事。”

第三，加强自己的预见能力。未来并不是一本关闭上了的书。大多数将要发生的事都是由正在发生的事所决定的。相对来说，很少有人能通过自觉的努力来设计今后的自己，预测未来的可能性并照此行动。

预见能力在商务中是如此重要，许多的公司都把它作为工作取得进展的主要尺度。但是在管理家务时它也同样是重要的。

星期六会不会是到海滩旅游的好日子？最好把现成的冻熟肉和三明治面包放进冰箱里。

你寡居的婆婆健康状况是否开始衰退？你最好还是面对她可能搬来与你同住或者安排她到一所私人疗养院去的可能性吧。

掌握好审时度势的艺术，还包括看准将来事情会向何处发展，明白抓住现在这个时机采取行动，去减少将来的麻烦或是在将来能得到好处。

第四，学会忍耐。你不能不信服爱默森所说的”如果一个人将自己置于天分的土壤中，并且坚定不移的话，巨人般的世界也会向他让步。”获取这种耐力没有灵丹妙药，它是一种智慧与自制力的微妙的结合体。但是一个人必须明白，过早的行动往往是欲速则不达。

最后，也是最难的一条，就是学会做一个局外人。我们的每时每刻都是与所有的人共享的，每个人都会从不同的角度去看待周围发生的事情。于是，真正地掌握时机就包括了解其他人是怎样看问题的。

一位大慈善家，已故的新奥尔良市的约翰·迪勃特夫人曾经谈到：在一个隆冬的晚上，她翻阅一本杂志。她的眼睛被一幅漫画吸引住了。那是两位衣衫不整的老妇人在微弱的火堆旁瑟瑟发抖。”你在想什么？”其中一个问道。另一个回答：”我在想，明年夏天那些阔太太们会把一些保暖的衣服给我们的。”

迪勃特夫人是几家医院的赞助者，许多慈善事业的捐助者。她盯着这张漫画看了好一会儿，最后，她爬上顶楼，打开衣箱，把厚实的衣物打了好几个捆，准备来日就去分发。她决心将自己的慈善活动安排得更合时宜。正像她提出的”去援助那些需解燃眉之急的人们。”