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第六卷 合理安排工作2（第3页）

特殊情况

如果你对某位在各方面能力都很强的员工有绝对的信任，对他做的所有的工作你都觉得审查是多余的，完全不需要对他的报告进行删改错误或添加新的内容，这个时候，如果你也可以对他委托授权的工作不施加任何的监督措施，这应该完全没有问题的。如果你很有才干，而且在你的公司中，你和你的某位优秀的员工在一起工作了足够长的时间，在你们之间达到了相互信任、相互尊重的程度，那么你确实是很幸运的。

但对其余的大多数员工，分派任务后应当要注意加以监督。不要等到那些员工表现出他们需要监督后，你才进行事后监督，那就为时已晚了。

实现无错管理的诀窍

管理与其说是一门科学还不如说是一门艺术。管理者主要依靠经验和直觉来判断某位员工需要怎样程度的监督。你可以仔细看看在本书中的其他案例，它能帮助你在员工放任自由与监督控制之间估量出一个恰到好处的平衡，并因此对个人分配不同的工作任务。

分派对象不公平

错误案例

管理者：“罗伊，我要完成这份客户调查，因为时间紧所以需要你的帮助。你需要做些文字上的调查，看看哪些是对我们有用的反馈意见。”

“等一等，老板。”罗伊反对说，“在过去的几周里，舍利娅一直在办公室里接听用户的反馈电话，她好像已经在做这方面的调查了，只是在等待着你正式给她分配任务，况且她现在有很多充裕的时间。而且，一遇到特殊的任务你好像总是派我和朱丽亚两个人去做，为什么不把这种工作让大家分着来一起干呢？”

案例分析

总是把工作任务分派给某一个或几个员工来做会引发很多问题。

首先，你的最优秀的员工可能会被你用得疲惫不堪，他们甚至因此会抱怨团队中的每一个人。的确，优秀的员工需要挑战，但是他们也会对那些不能分担他们工作负担的员工产生不满情绪。

其次，你团队中表现一般的员工，即那些不会被你分派新任务的员工，他们得不到提高技术水平的机会，也得不到展现他们真正实力的机遇。有些人学一门新技术需要的时间可能会比别人长很多，但如果你因此只把眼光放在那些学得快的员工，就会剥夺了某些人的发展机会。

最后，由于你不能合理地使用你的员工，员工间很容易出现矛盾。当员工间出现问题时，再亡羊补牢就晚了。

弥补措施

对于罗伊的这种不满应当立即做出反应，也许他说的是对的。你应当让舍利娅或者团队中你没有用过的其他的成员去做那项调查，尤其是这份工作，舍利娅只需花费很短的时间就能够熟悉调查的来龙去脉。或者也许这项任务需要特殊的技能，除罗伊外其他人都没有掌握，你也可以考虑让舍利娅协助罗伊一起做这项调查。由罗伊告诉舍利娅如何去寻找，然后舍利娅就能独立调查资料，总结自己的调查研究结果了。这样罗伊和舍利娅就共同承担了对客户满意程度的调查问卷。

如何正确行使职能

．对你的团队中每个员工的工作任务进行一次评价，看看你分配的任务是否平衡。大多数员工的工作任务量都是在相同的标准上吗？或者你是否综合使用不同方面的专业人员、鼓励不同层次的员工来承担新的任务？员工的工作任务的繁重程度的差异是否合理，以及他们的技术水平和工资差别是否合理？或者你是否只重用最优秀的员工，而对能力稍微差一点的员工则要求不太严格？甚至尽管分配给团队中每位成员的工作量是大体相当的，那么他们的工作难度又如何呢？是否仅仅是由几个人承担了大部分繁重的工作任务？或者是所有相同的工资水平的员工都进行了例行公事的搭配？

还有，新的任务或特殊的工作是如何分配的？是不是你一而再，再而三地让有些员工作一些额外附加的工作？或者你总把那些令人心烦的工作或一次性的杂务活都分配给相同的几个人？这些偶然性的工作任务是很难有规律可循的。你可能认为自己的分配得公平合理，但是当你坐下来，列举出你在最近几个月内分配的额外工作任务，你往往会发现这些工作任务总是分派给了那几个固定的员工。

．建立一个任务分配制度。如果在你的工作团队中的大多数员工做的都是同一种工作，那我建议你设立一种轮流分配任务的列表。如果在一个团队中，每个人的工资水平会随着承担工作任务量的多少而浮动，那你很可能会试着轮流地给每个员工分配工作任务，并让他们知道工作任务是如何分配的，以及你这样做的目的。

“我大概地看了看我们现在的工作任务，我决定对以后新的、临时的工作任务建立一种全新的分配制度。从现在起，我将建立一套写有你们所有人姓名文件夹，这个文件夹放在我办公室的中心位置。每当新的工作任务来了，我就把这项任务轮流地放在写有你的姓名的文件夹里——先是罗伊，再是塞里拉，然后是居里罗，再就是凯瑞丝……等等，轮完一遍后，再重新从罗伊开始。这样，每个人都会有机会处理我们遇到的不同种类的工作任务，从而提高我们团队整体的技术水平。”

然后，要坚持运用这套制度，千万不要作弊！如果来了一项你非常想让罗伊来做的任务，但是你知道凯瑞丝也能够完成，而且是该轮到他做了，那就给凯瑞丝来做吧。当然，罗伊不会因为这种公平的做法而对你产生不满的，况且你如果不帮助凯瑞丝提高工作技能，你就不能使凯瑞丝对自己的工作表现负起责任来。当然，如果你的团队的工作需要专业技能，而仅有一两个人有这种技能去解决某个具体的问题，那么就不能这样简单地分配任务了。

1．列举出每位员工所掌握的技术种类，并且分析他们在机会允许的情况下，还能够掌握哪些技能。

2．然后建立像上面所讲的那种轮换分配制度，在尽可能的情况下，按照你工作团队的特殊技能进行任务分配。

3．寻找交叉培训的机会。让你的工作团队员工只对某一领域的技术特别的精通，而对别的领域一窍不通，这是一种极不明智的管理行为。评价一下你员工的工作资格和他们所接受的培训，看看他们在哪些方面还能够有效地学到新技术。尤其是如果某项技能需要特殊的培训或教育才能够达到，建立后备员工的机制更是必不可少。这样不仅可以使你更平等的分配工作任务，而且还能使你的培训投资物有所值。

4．采取必要的措施，纠正不好的工作表现。如果你一贯地把任务分配给几名固定的员工，原因是你不相信你的团队中其他的人能够做好，那么你是在逃避问题而不是在想办法更正。如果你允许不合理的劳动分配继续存在，不仅会导致表现差的员工的工作表现更加下降，而且也会引起优秀员工的不满情绪，让他们产生白白被利用的感觉。

为了有效地处理不好的工作表现，你需要按以下步骤去做：

·确定表现不好的员工圆满地履行了哪些工作职责，哪些任务需要继续改进。

·针对他的不良的工作成绩进行规劝。前面的案例中曾提供了怎样进行关于工作表现方面的谈话的诀窍。

·看看你的员工是否需要特殊的培训才能表现得足够好，或者能否让一位级别高一点老员工帮助他一起完成一项繁重的任务，让他从中学习并受益。

·为你的员工制定使他们有进步的计划，明确为使他们的技术水平有所提高需要采取什么措施，以及你期望多久能看到成效。

·长期监测你的员工的工作表现。如果他正在改进，一定要对他所取得的成绩进行表扬，鼓励他保持已取得的工作成绩，再接再厉。如果他始终表现得令人不满意，就和他商量商量找别人来替换他现在的位置，你也可以给他分配一些别的、他能够做得得心应手的工作任务（也许工资比较低）。但是也可能没有别的选择，只好把他解雇算了。