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第六卷 合理安排工作2（第4页）

·如果新的工作任务是非常重要的，或者完成工作的期限很紧，一定要和你的人力资源部门协商一下，找到应当采取的具体程序的措施。

特殊情况

习惯性地把任务一次又一次地分配给固定的几个人绝对不是好的做法。但是，在某一特殊领域内的工作任务来得很突然，或你的人手不足，不得不依靠那些能承担超出他们分内工作的员工，偶尔这样做做也无妨。只是这种情况应该是偶然性的，而不是一贯如此的做法。你的员工一般会表示理解，并且也乐意合作。但如果总是某些人一贯地被分派大部分工作任务，而其他人只是承担比较清闲的工作，你就犯了严重的错误了。

实现无错管理的诀窍

很多时候，一个公司的工作任务并不是每天都是平均的，它们可能集中在一段时间成批地来，而另一段时间则较空闲，也就是说工作任务的分布总会有高峰期和低谷期。一个多面手式的员工可以从事几种不同的工作，他能够游刃有余地应付这些工作负担的波动变化。对自己的日常工作感觉不是很繁重的员工能够帮助那些工作负担重的员工。或者，当某位团队成员生病了或者去休假了，你也有准备好的后备力量。只要每个员工都能得到额外的工作机会充分发挥自己的技能水平，你就会发现在你的团队中传播知识或技术对你的将来总是会有好处的。

“那不是我的工作！”

错误案例

“汤姆，下周你能为丹尼斯要教的课程做些图表吗？这些事本来是应该由卡宜来做的，但是他生病了，也许他不能在课程开始之前及时赶来上班了。”

“没关系，我不会介意做这件额外的工作的。”汤姆回答，“但是，比利在这坐着，整日里无所事事，已经有好几天了。他做的图表并不比我做的差，也许还要好很多呢！况且，我和丹尼斯一样，也是一名教员，做图表可不是我工作的一部分。”

你很失望地不再坚持了：“比利将会被派给别的工作，另外我也的确需要让他可以随叫随到。好吧，我想我还是尽量安排比利挤出时间来完成这项工作吧。”

在整个讨价还价的过程中，你都是被动的。

“这不是我工作的一部分”是什么意思？帮忙就是帮忙，这是每个人工作的一部分。

案例分析

当遇到困难时，每个人都需要别人拉他一把，帮他走出困境。很多临时的工作会突然摆到你已经安排妥当的工作日程上，这并不意味着因为这些工作是临时的就没有必要去做。

如果你允许你的员工选择他们将做哪些工作，不想做哪些工作，你不能控制整个团队的工作情况。重要的任务可能会完不成，因为没有具体的某个人来负责，或者你最后不得不亲自来完成所有的杂务事，或者你可能不得不一而再，再而三地要求同一个可信赖的诚实的员工来做所有的事——最终这位员工会感到被别人利用了。

这些理由还不够说明你的做法是错误的吗？

弥补措施

当汤姆回答说设计图表不是他工作的一部分时，你就这样反问他：“当我们遇到困难时，伸手帮一把是每个人工作的一部分。如果今天下午你能和丹尼斯谈谈，看他需要哪些帮助，我会很感激你的。”

如何正确行使职能

确保你的员工知道他们的工作不应该仅仅是那些被列在工作日程表上的工作。在员工大会上或者政策发布会上，向你的员工宣布每个人都有义务运用他所掌握的技术来帮助团队完成工作。举出一些例子，说明在什么情况下，所有的员工们都有进行义务帮助的责任。这些情况包括诸如帮助新来的员工熟悉工作环境和工作要求，协助他人开创一项新的工作项目，或者讨论一项从另外一个团队那里接管过来的工作以及日常的不可避免的新出现的临时性工作等等。

向员工表现出管理者自己也在尽力帮助别人。当工作任务确实太繁重时，向你的员工伸出协助之手，表示你愿意承担一部分工作量。

当你的团队完成一项工作项目已经很长时间了，你是干等着他们呈送书面报告呢，还是去复查一下并协助他们做出书面报告呢？

当一项工作由另外一个团队转交过来时，你是卷起袖子去帮助你的员工做些力所能及的杂务工作呢，还是站在一边看着他们完成。

奖励那些除完成本职工作外还主动帮助别人的员工。向你的员工展示一种意愿，如果完成超过他们正常工作之外的临时工作任务可以得到应得的奖励。给那位为替别人值班而睡得很晚的员工或者在周末帮同事完成一项重要工作项目的员工放一个小短假。

如果某位员工自愿地帮助别人设计图表，你一定要确保他能够得到某种奖励——不论是在员工大会上给他口头荣誉或是给他发给一小笔奖金。

把合作意识和乐意承担额外工作作为你决定一名员工是否应该得到提升或者加薪的主要标准之一。

无论什么时候，都不要接受员工对你指派任务的拒绝。当某位员工企图逃避一项任务时，或者当某位员工用“那不是属于我工作范围内的事”来拒绝你对他的指派时，都不要接受这种无理的答复。作为团队的管理者，你可以要求团队中每个人去从事任何和团队的任务有合理联系的工作。你或许不能让一个电脑分析师去干看大门的工作，同样你也不能让员工们从事他们体力难以吃消的重体力活，但是你肯定能够让你的电脑分析师推测出你的供货方会有什么要求，你也能让员工们更换他们自己使用的打印机的色带，同样你也可以要求一位懂绘图技术的教员去帮助另一位教员。

特殊情况

如果某位员工有合理的理由来反对接受一项工作任务，这是完全可能的。比如这位员工缺乏应有的技术知识，或者他要完成的其他任务的时间更紧迫，或者他建议另外一个有更充裕的时间和能力更强的员工来做等等。这都是管理者在分配一项任务时应当考虑的因素。当你决定要派给某位员工一项任务时，你应当认真斟酌一下这些理由。然而，“这不是我的工作”决不是一个可以推脱责任的理由，因为它不是基于任何对工作条件的正当考虑，而只是一种被雇佣者的个人意志不愿意被别人约束的宣示。实质上，“这不是我的工作”的拒绝理由是纸老虎，一戳就破，站不住脚。是你自己亲自来做那些工作还是让你的员工来做呢？谁是这里真正的管理者？

实现无错管理的诀窍

当员工们感到他们是一个团队的一分子，整个团队在向着共同的理想和目标而奋斗时，他们就不大可能会反对承担任何有助于实现共同的理想和达到共同的目标的额外工作。你的公司的前景不应该是用一个华丽但空洞的词藻来描绘的一个玫瑰色的未来，它是通过在日常工作中你的员工为你的公司的成功和你的客户的利益而奋斗来实现的，是通过你认可团队中每位员工对整个团队高效率的工作，通过每位员工所作的贡献建立起来的。

当一个工作团队共享这样一个理想时，没有人会对额外分派给他的任务说“那不是我的工作”。无论他需要承担的是什么任务，他都会为之而得意。