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第七辑 如何有效地安排时间（第2页）

◇随时作可能迟到的准备，这样你将可提前动身。墨菲法则是：如一件事可能出错，则一定出错，而且它会在最不应该出错的时候出错。这对约会迟到具有高度的适用性。倘若你担心早到会被约会的对象认为你太着急，则你不妨携带一些读物或有待处理的文件先到约会场地附近的咖啡店去。

◇只要有可能，应尽量避免约定确切的时间，例如不要说“3点整”，而改说“3点前后”或是“2点3刻与3点1刻之间”。这样可为自己预留余地。

◇尽量避免将约会地点定在某建筑物或某标志物之前，以免令等候者站在那儿空等而难有其他作为。

◇假如你预计即将迟到，则尽快致电通知对方。

◇对自己的工作次序表应作松弛的安排，以免因其中某一项工作多花了时间而延误了其他事项（包括约会）的时间。

◇应事先熟悉约会地点的周围环境，例如交通拥挤情况、停车难易程度等。

◇极力避免第二次的约会迟到。例如你与某人约会时迟到。则与他之间千万别再有类似情况发生，以免被他认为你是不守信用的人。

◇请秘书或助手提醒你约会事宜，或是利用闹钟、闹表作自我提醒。

在人际交往中，我们只有严格地守时、准时、尊时，才能更好地与人交往，更多地赢得别人的尊重，处理事情来才得心应手。

区分轻重缓急

“20：80”原理对时间使用者的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80％的时间，你也只能取得20％的成效。你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只花20％的时间，即可取得80％的成效。

许多人在处理日常事务时，完全不考虑完成某个任务之后他们会得到什么好处。这些人以为每个任务都是一样的。只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。或者，他们愿意做表面看来有趣的事情，而不理会不那么有趣的事情。他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排队，确定主次。在确定每一天具体做什么之前，要问自己三个问题：

◇我需要做什么?——明确那些非做不可，又必须自己亲自做的事情。

◇什么能给我最高回报?人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上，即所谓“扬己所长”。

◇什么能给我们最大的满足感?在能给自己带来最高回报的事情中，优先安排能给自己带来满足感和快乐的事情。把重要事情摆在第一位。

不少管理者都有这样的感慨：“忙了一天。也不知道忙了什么，时间还不够用。”其实，只要有效地运用时间，就可以提高工作效率，在相同的时间里做更多的事，而且做得更好。那么如何才能有效地运用时间呢?

◆按照事务的类型来安排时间

大致来说，事务可以分为四种类型，管理者花多少时间，应视其类型而定。

◇紧急而且重要。包括与客户洽谈业务、未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎，必须花上整天的时间来处理，直到解决为止。

◇重要但不紧急。包括远景规划、产品创新、人才培养、组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做。但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间，管理者就是“不务正业”。

◇紧急但不重要。包括批阅日常文件、工作例会、接打电话等。这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花去过多的时间。

◇不紧急也不重要。包括可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。对于这类事务，管理者可先想一想：“这件事如果根本不去理会它，会出现什么情况呢?”如果答案是“什么事都没发生”那就应该立即停止做这些事。

◆每天首先着手最重要的工作

一般而言，在办公室里你每天都必须处理许多事务。不少人错误地认为，他们可先处理好最次要的事激励自己，最后才面对最重要的工作。这其实是一种不经济的利用时间的方法。把它拖到最后来干，他们经过一天的工作，大都已疲惫不堪，很难有足够的精力来考虑它，时间也不会很多，想把它做好很难。他们这样做的根本原因，是因为内心深处有畏难情绪，回避最重要的工作。作为一名出色的上班族，一定要克服这样的心理倾向，首先着手最重要的工作，用足够的时间精力来处理它，并把它办好。

美国托马斯·爱迪生说过，世界上最重要的东西是“时间”。

美国著名的管理大师杜拉克说道：“不能管理时间，便什么也不能管理”：“时间是世界上最短缺的资源，除非严加管理，否则就会一事无成”。

可见，一个人、一个团队能否在自己的事业生涯中取得成功，秘诀就在于搞好时间管理。管好自己，就是最高的管理。45减少你浪费掉的时间

时间管理学研究发现，人们的时间往往是被下述几种情况所浪费的：

◇找东西。据对美国200家大公司职员作的调查，公司职只员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着，他们每年要损失10％的时间。对付这个问题有一条最好的原则：不用的东西扔掉，不扔掉的东西分门别类保管好。

◇懒惰。我们可以通过以下办法来对付它：

·使用日程安排簿；

·在家居之外的地方工作：

·及早开始。

◇时断时续。研究发现，造成公司职员浪费时间最多的是干活时断时续的方式。因为重新工作时，这位职员需要花时间调整大脑活动及注意力，才能在停顿的地方接下去干。

◇一个人包打天下。提高效率的最大潜力，莫过于其他人的协助。你把工作委托给其他人，授权他们去干好，这样每个人都是赢家。授权给别人，同时也要给他们完成任务所需要的条件。