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法则十五明智地应用你的时间（第1页）

法则十五、明智地应用你的时间

每个人1天中有相同的24小时；关键在于你怎样利用它。

——阿农

我们从这一刻到下一刻最重要的一项资源是我们的时间。我认为，怎样利用你的时间是成为榜样的最重要的一个方面。

——安主格

时间是有限的，对企业家来说，时间就是金钱。我们利用时间的大多数方式都是习惯性的，我们不知道我们怎样利用时间至到我们对此做一个记录。令人吃惊的是浪费时间这个宝贵的东西是多么的容易，而我们却没有注意到。它就是溜走了。

一个项目怎么后落后一个月？答案很简单：每次落后一天。我们需要遵守的最伟大的法则是充分利用好每一天、每一周、每一个周末、和每一月。一个好的日程是一个好的开始，因为它帮助你认识到浪费时间的地方。另一些需要考虑的是你的支持团队，怎样最好地利用会议，怎样处理书面工作，怎样最充分地利用你在办公室以外的时间。

让我们从日程开始。我在7点起床，沐浴，然后吃些水果。我的司机早上7点45来接我。我30分钟后到达办公室，在这之前我会在车上看完《亚洲华尔街报》和两份当地的报纸。到我坐到我的桌前还不知道在泰国、亚洲和世界上发发生了什么，我会觉得不自在。华尔街、美国利息率、泰币的价值、商业和政治发展这些信息对我的生意都非常重要。我还读〈远东经济评论〉、〈时代〉和许多贸易刊物。

一天的第一件工作就是准备一张我今天要打电话的所有人的清单。清单上人员的顺序取决于他们所在的不同时区和所打电话的相对重要性。因为我每天都要打50几个电话，我的下属已经能在正确的时间为我接通正确的人的电话。在一天中，我会过问我们所有的生意——快餐、旅馆、市场开发和加工。我试着每天都能与我的所有主要主管通一次电话。我也会收到我们所有7家旅馆、二百多家餐馆和100家零售店的每日销售回报。所有这些住信息都是在线的，这样节约了大量的时间。电子邮件使得我可以在每天的任何时候与我们在泰国或世界上的所有高级主管联系。我每天要接受和发送超过100封的电子邮件。

我几乎总是在办公室里吃午餐。这里有两个原因：这些天我通常让人们来找我，还有交通情况实在太遭了以至于赴一个午餐约会会耽误好几个下午的约会。

我工作到下午7点半或更晚，然后回家，与凯西共进晚餐。我用在车上的时间来完成我在办公室里没能完成的事。我的日程表没有我在刚创业时那么紧张了，我参加商业晚餐的次数也少多了。这点是值得记住的：一个疲惫不堪、过度用脑的主管表现不会好。

我用录音机做了大量的工作。我的第一行政秘书几年前给了我一个录音机，并告诉我如果我不再让她速记下我口述的内容、然后打印出来、浪费我们两个人的时间，我的工作效率会更高。她是对的；现在不管在哪我都会口述通知和信——在办公室、车里、飞机上、或是洗澡间。电子邮件使得我可以亲自回应我们的执行官甚至是我们的客户的询问。

我深深地依赖由两个行政秘书、一个私人助理和我的司机所成的支持团队。戴维训练我制做通知复本，因此我总是给我们的员工几张纸。我也是一个喜欢作一览表的人。我制作日一览表、周一览表和月一览表。早上做一张表，在一天的时间里可以查看一下上面所列的条目，这样使我受益非浅。然后我开始写第二天的一览表。不要小看制作一览表的所起的作用。

有人曾经这样写：秘书是商业中被误用最多的资源。那种传统的想法认为秘书就是沏茶和干其它一些仆人干的活的观点已经过时了。新的科学技术已经打开了一扇通往新的领域的门，在那里秘书会在商场上起到重要作用。我的团队通常是第一个听到关于重要销售数字和买旅馆的决定等信息的。没有他们我将迷失方向，因为他们组织管理着我第一刻的时间。他们已经跟了我很长时间了，而且我认为，我们在一起组成了一个很好的团队。

占用你最多时间的两个地方是开会和日常文书工作。尽量将会议开得短、开得有意义。有一个进程表并照着做。如果有人说话开始跑题，你要立刻阻止他们，尽管你不得不有一点粗鲁。我喜欢比尔盖次关于这个问题所说的话：

当我开会时，我的脑子里有特定的东西。没有多少简短的交谈，特别是当你和很熟悉的同事们在一起时。我们讨论我们失去的生意或者哪个地方预期太高了，然后我们就到时间了。挑战总是比时间多，所以为什么要浪费时间呢？

约玛奥，诺基亚的总经理，他这样说：

时间是最关键的事。我讨厌开会和无意义的记备忘录。会议不会使事情完成，但人们可以做到。

谁能不同意呢？

对日常文书工作来说也是同样的——失去了对它的控制权，你将被它压倒。日常文书工作并不会因为你说没有时间处理就支自动消失。它会很耐心地待在那里，然后发展为成堆的报告和备忘录。我欣赏麦瑞特——麦瑞特国际有限公司的主席兼总经理，我们与麦瑞特公司做了不少旅馆生意——所采用的方法。他的秘诀是每一个他桌子上的文件只处理一次。

“时间管理专家跟我保证，这个小的自我约束的行为有神奇的效果，”他说。“它不仅使进入我办公室的文件在一定程度上得到了控制，还而且这种每日的实践还训练了我在更大的范围决策的能力。”