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第四辑 如何进行商务写作（第1页）

第四辑如何进行商务写作

一个说明得很清楚的问题，就是一个解决了一半的问题。

——P·W·凯特灵

文书写作是办公室里最重要的工作。的确，尽管高科技使文书工作的工作速度、工作方法以及工作方式发生了极大的变化，那也只是一些形式上的变化，没有脱离其根本。再怎么方便快捷，一些文书和文件的主要条款或者形势是不会变的，其基本写作方法和技巧是不会因为你学会了打字和发电子邮件就有了很大变化的。

礼仪性文书写作

社交礼仪文书是人际交往中必不可少的部分。现今商业运作之中，礼仪性文书以其规范性、礼节性，在公司分公司、人与人之间起了桥梁的作用，礼仪性文书的种类有：

请柬、聘书、贺信、贺电、祝词、慰问信、慰问电、欢迎词、感谢信、悼词、唁电等。

◆请柬

是为了某一目的邀请客人的一种礼仪性凭证，这一类文书比较规范，有特定的规定，也是客人应邀赴会的凭证。请柬的外观要美观大方，赏心悦目，最好有体现本公司特征的地方，同时给以庄重之感，使人有被尊重的感觉．其封面一般写“请柬”或“请帖”二字。

请柬的正文表述必须准确。不仅应邀请客人的姓名不可出现错误，同时要写请的事由、时间、地点。最后要写“恭候光临”的字样以示尊敬。

请柬语言不可莽撞草率，不可口语化。

◆祝贺词

祝词的标题必须写明“祝词”二字，副标题则可以写具体对的事件，或者人物。

贺词正文由称谓、开头、内容、结尾等组成。

贺词开头必须说明祝贺的内容以及这引起成绩取得的背景。

贺词的我们部分要对对方取得的成绩进了肯定、鼓励、表扬并对其成就的意义影响进行阐述。

贺词的结尾写出期望与预期目标。

撰写贺词的要求：

◇不可夸大其词，将对方的成就说得天花乱坠，给人以不切实际之感，会令对方感到厌恶。

◇对对方的成就要有深刻的了解，不可一知半解便妄加评论。否则将会言不符实，令对方尴尬。

◇忌千篇一律，陈词滥调不分对象照搬照抄。

◆慰问信

慰问信是发送给本单位杰出员工、集体或者遭受意外损失的集团体或个人的信件。

慰问信也由标题、开头、内容、结尾组成。

标题一般写“慰问信”三个字，副标题可以揭示内容。

开头说明致信的原因，以及事件发生的背景。

我们部分必须针对对方的具体情况作出评价。

结果部分要对对方予以鼓励。

撰写慰问信的要求：

◇对方情况有深刻了解，因人而异。

◇感情真挚不可矫揉造作，令人作呕。

◆唁电

唁电是向死者的组织和家属表示慰问的电报。因为彼此不在一个地方，不能亲自吊唁，所以用唁电的方式来表示对死者的哀思。它既是对死者的哀悼，又是向其家属的问候和安慰。

唁电一般有以下两种：

◇以集体名义发的唁电。

机关或团体向死者原在单位发的唁电。致哀对象一般都是原机关、团体的重要领导人或是机关、团体的上级领导人物，或者是在革命和建设中曾经做出过杰出贡献的英雄、先进人物、科学家、艺术家等。

这种唁电的基本格式是：标题：首行居中写“唁电”或“至×××唁电”等，字体稍大。开头：另起一行，顶格写接收唁电单位的名称，后加冒号。正文：另起一行，空两格。直言得悉噩耗后的悲痛心情，简述死者生前的品德、功绩：表示发电人对死者的缅怀、思念，表达继承死者遗志的决心和行动；最后向死者的家属致以亲切的慰问。落款：在右下方写发唁电的单位名称，署名下注明年、月、日。

◇以个人名义发的唁电。