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第六卷 合理安排工作1（第3页）

1。太多的细节会掩盖任务的真正的工作重点。当你离开克莱姆的办公桌后，他是否还知道他是应该核查全部的系统账目表，还是应该仅仅注意一些有关的开支项目的数据呢？

2。过多的细节听起来也很吓唬人，很可能克莱姆不能消化吸收你试图传达给他的所有信息，他甚至不能理解你究竟要他干什么。

弥补措施

在你开始向克莱姆解释如何开展工作之前，先停一停，按照我们概括的以下几个步骤进行。

如何正确行使职能

把任务分成一个个相互联系的指导过程，让克莱姆逐个明白理解每一条指导意见后，然后再讲解下一条。

第一个阶段：指出任务核心的关键部分

替你的员工想想并回答以下问题：

1。这项工作任务要达到的目标是什么？管理者寻求的最终成果是什么？

在这个案例中，作为管理者，你希望克莱姆告诉你的是：什么时候、你的工作团队的帐目是否清晰、余额是多少、是否超出了你的预算范围。

2。执行这个任务的员工需要知道哪些信息？

这是一条克莱姆必须了解的基本信息——管理者需要的并不是整个财务报表的所有详情，而仅仅是几个重要的数字。这个数字可以从每月的财务报表中得到。

3。为了能够获得这样的信息，执行员工需要知道什么？

克莱姆不必知道整个财务账目流程支出与收入的所有项目，至少在开始的时候他不必知道这么多。他仅仅需要知道从哪里他能够获得管理者想知道信息——即他需要知道这些账目流程表的项目栏的意义，当然还包括计算方法在内。

4。为什么这项任务需要完成？

克莱姆不需要知道这项任务对你的团队有什么有用，也不需要了解管理者怎样根据他所提供的信息来处理事务，他只需明白管理者将会利用这条信息做出选择，决定是否需要调整团队的预算开支。

第二个阶段：补充一些遗漏的问题

当你的员工接受任务并工作了一段时间以后，如果他不能按照你最初提供给他的资料解决的问题，此时，你再向他提供一些工作任务的细节或背景资料可能会更有作用，这样可以帮助他从不同的角度思考问题。

2．看看克莱姆是否已经理解了这份财务报表中的项目栏的意义，以及他不能解决问题的原因是什么。可能是克莱姆不知道他应该怎么计算才能获得数字，也可能是他一时理解不了报表的某项意义。例如，如果某项实际支出费用的时间与在财务报表上这项费用的支出时间有一段时间间隔，这就会给克莱姆可能造成一个错觉，让他觉得财务预算账目上的余额与实际余额不符。只要在克莱姆对财务报表比较熟悉之后，他才能尽量地对财务报表做出更好的分析，这时候他需要知道那段时间间隔的含义是什么，以及它会对财务报表的正确性产生多大的影响。

3．你可以详尽地向克莱姆解释他的这项工作会对整个团队的工作有哪些影响。例如由他计算得出来的数据可能会用作衡量团队开支的一个标准，或者是用它来衡量对客户服务的优劣等等。如果你打算依靠克莱姆的财务核对来对团队的开支方面作出关键性的调整，那么让就他知道他的工作相当重要，这对他认真地完成这项工作是有帮助的。当然，如果克莱姆的财务核对仅仅是让你了解一下财务状况，提醒你财务报表中存在着哪些问题，他也就知道不需要做更多更精确的工作了。

第三个阶段：让你的员工成为这方面的专家

最后，管理者可以适当地培训员工，让他在某项专业技能上能更专长。如果这项工作任务非常复杂或者十分重要的话，你可以把克莱姆送去接受正规的培训，你也可以决定让他先财务部门的员工一起工作，以便让他看到财务部是如何工作的，财务人员是怎么收集、整理、编纂那份财务报表的。

特殊情况

如果你希望给正在做这项任务的员工再追加一些任务，以让他对这项工作更熟悉，这时虽然过多地强调细节没有必要，但是也不会造成什么大问题。此时，可以试着简单明了地告诉员工更多的情况。

然而作为一项管理原则，过多的细节常常会令人产生混乱的感觉，管理者理当注意。

实现无错管理的诀窍

在最初分派任务的“第一个阶段：指出任务核心的关键部分”中，我们让你回答的四个问题是对所有工作都很有效的指路牌。为了更有效地完成任务，员工们需要知道管理者想要什么（即任务的最终目标是什么）；从哪里能获得他们需要的资料，或者说是完成任务需要什么样的工具；运用这些资料或工具所必需的知识和技术是什么；以及完成这项工作的意义（或者这项工作对团队的长期目标有什么影响）。一旦管理者向员工们提供了以上四个问题的答案，员工们就能很快地开始工作了。

让任务被推回来

错误案例

“颓西亚，我们已准备好与CC公司的人进行会谈，因此必须尽快做好各项安排工作。我们需要安排会见的场所以及会谈完后就餐的饭店，还要告诉我们的员工和CC公司的人经常保持联系，以便能让我们及时了解其他应该注意而我们没有想到的事。”

“没问题！”颓西亚满口答应，“那么，由你来负责和CC公司的接洽事宜，并且告诉员工们；由我来负责安排所有的有关开会和就餐事宜，你觉得怎么样？”