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第一卷 革新技术（第2页）

盲目手工自动化

错误案例

管理者：“喂，罗西娜——什么风把你吹到我这来了？”

罗西娜：“信不信由你，我来是帮助你的。把你的文件接受程序安装到计算机上如何？”

管理者：“噢——我真是求之不得呢！你什么时候开始着手？”

罗西娜：“司徒沃特是我的员工中运用这项技术运用得最棒的人，可惜的是，他现在忙得要死。你觉得你能不能在下周一或者周二，派几个你的团队中技术方面最拿手的员工去和他一起工作一段时间？然后你的员工就可以把信息带回来。这样在三个星期之内就可以把工作程序安装到你们的数据库里了。”

管理者：“那太棒了，罗西娜。我想我的员工会很高兴去你那的。我等不及了，早就希望这套程序安装到我们的电脑上。”

案例分析

可以肯定，任何在很长时间里没有改动过的手工程序——就像本案例中的文件接受程序一样——都会有两个特点。第一，这种手工程序的效率一般是非常低的。第二，使手工程序自动化并不一定能提高效率，即使能，你得到的将是效率低下的自动化程序。甚至自动化后的程序可能比原来的手工程序效率还要更低。

弥补措施

想想，你的员工们是如何分析程序的流程的？如果他们之中有几个人对这项程序非常熟练，并且你们有的是时间，让他们把文件接受程序绘制成流程图。在这里，只需要他们恰当地把基本的流程线路画出来，然后仔细研究一下这幅图。这套程序的效率看起来有多么低？一份文件要经过几道工序才算完成？一个人或一个工作团队要花费多长时间才能处理完一份文件？下一道工序的人等待上一道工序的人处理完文件需要多长时间？你可能会发现你对这些问题的回答也是含糊不清的。

现在，是应该到把罗西娜叫回来的时候了，让他对你们这套程序作出改动。如果司徒沃特或者他们团队中别的员工非常善于绘制流程图，问问那个人是否能到你们团队来一下，让他们看看整个程序。如果你很幸运的话，司徒沃特很可能会第一次就能给你设计出一套适合在你的计算机上运行的程序系统。但是在司徒沃特和其他的任何人来帮助你们设计新程序之前，你可能有大量必需的前期工作要做。

如何正确行使职能

工业流程管理学是一门非常正规的学科，它用于分析和提高工作程序的效率，因此工作程序的效率经过改进后会有很大提高。你可能没有时间或精力去学习这样的一门科学。但是你肯定有时间和精力在司徒沃特或更多人的帮助下采取以下步骤：

第一步：尽可能清楚和具体地明确这套程序的目的。

第二步：详细地绘制出现行程序的流程图。也许有一种软件会协助你完成这项工作，但是光有软件还不够，你必须花时间和精力去详细地了解程序的运作方式。

第三步：按照这套程序的目的，把程序修改得更有效率更有效果。开始时便这样问：我们为什么必须要这样做？然后省略掉所有能省略的步骤。接着，并仅仅是接着，再问：我们要完成这项程序最少的步骤应该是几步？然后使这些步骤最简化。省略掉所有对你们的工作目标没有用的步骤，或者简化这些步骤。

第四步：把修改后的程序交给熟悉电脑的人。问问他是否能使这项程序自动化。你可能会发现你仅仅从修改程序中就能够获得最大的利益，使它自动化后反而达不到这样的效果。

第五步：现在要么实施修改后的程序，要么把修改程序交给合适的办公室让他们做出自动化的版本。

大多数情况下，分析和提高手工程序的效率会带来比使仅仅它自动化还要多的收获。因此，无论情况如何，开始的时候一定要对原有的程序深入考察。许多公司都会开设正规的程序分析培训课程，如果你们公司没有这样的培训，可以考虑到当地的社区大学中去学习这门课程。认真地考虑把你团队中所有的员工都送去接受这种课程——包括你自己在内。

特殊情况

没有特殊情况。没有经过对一项程序进行事先的分析和提高其效率决不要盲目的使其自动化。很多专家学者估计，对大多数工作来说，要使工作效率提高0%到0%，这在自动化以前就能实现的。

实现无错管理的诀窍

你虽然对这方面的书读得不多，但是自动化方面有一个铁的规律：一旦一项程序从手工方式改变为自动化方式后，它的可变化的弹性就会变得很小，对它的改动比手工时要难得多。在做出决定之前一定要三思而后行，深思熟虑，然后再做出相应的自动化改动。如果你希望把一项程序安装到电子计算机上，你必须保证在它实现自动化之前，尽可能地有效率和有效果的。

不鼓励进行革新

错误案例

杰克：“但是，我们愿意向你提供软件，帮你安装好，提你培训软件应用人员，给你提供支持，一直到你对该软件完全感到得心应手的程度。”

管理者：“这听起来不错，杰克，但是这套新软件是不是要求很高配置的计算机和畅通的网络系统才能够运行？”

杰克：“你们还没有这些硬件设施吗？”

管理者：“坦白地说，杰克，我觉得我们从你那里并不能获得多大的便利。我们做的许多工作都是靠手工来做的，而且做得非常好。我想你可以不用把我们考虑进去了。我们还是使用原来的工作方式吧。”

案例分析

新技术的采用往往会带来混乱，而且它所产生的效益往往没有你想象的那样大。（这一点在本章的其他案例中将会提出来）但是，你不能通过对所有的新事物都一概拒之门外的方式来解决这一问题。你不仅会错过可能会对你的工作带来极大帮助的技术，阻碍你们团队的工作成绩上的进步，而且你还会招来反对技术进步、固守成规的老顽固这样的坏名声。在当今社会，你当然不愿意获得那样的名声。

弥补措施

你只要转变一下你的思想观念就行了。让我们假设你是在匆忙中处理这件事的，杰克正要离开的时候，你叫住了他。对话这样进行：

“杰克，如果你不介意的话，请稍等片刻。刚才我做出的决定有点草率。我十分愿意就刚才软件和硬件的事情和你进行一次深入地讨论。”

“没问题，你认为你真的需要吗？”