北派小说网

第六辑 合理理财3（第3页）

现金支出的内部控制制度也是非常重要的，与现金收人的内部控制制度相对应，您应当主要应注意以下几个方面：

1．可靠、富有竞争力和职业道德的员工。现金付款应由高层职员管理，大额付款应由财务主管或财务主管助理经办。

2．合理分工。专门的职员批准需付款的购货凭证，高级管理人员批准并签发支票。

3．合理授权。大额开支必须由业主或董事会授权，以确保与企业目标相一致。

4．职责分离。计算机程序员和其他经管支票的职员不得接近会计记录，登记现金支付的会计不得有经管现金的机会。

5．内外部审计。内部审计人员审查公司业务是否与管理制度一致；外部审计人员审查现金支出的内容控制，以确认会计系统所产生的费用及资产与现金支出相关的其他项目的金额是否准确。

6．凭证和记录。供应商开出的发票的支付现金所必需的凭证；银行对账单上列示的现金支出（支票和电子通汇付款）用以调整公司的账面记录；支票要按顺序编号，以说明付款的顺序。

7．电子计算机及其他控制。空白支票应锁在保险柜里并由不从事会计工作的管理人员负责控制；支票的金额要用擦不掉的墨水由机器印上去，已付款的发票要打孔以避免重复付款。

此外，为了安全和控制支出，许多企业要求支票要有两人签名。为了避免凭证的涂改，某些企业还用机器在支票上印制擦不掉的金额。付款后，支票签发者要在付款袋上打孔。这个孔表示发票已被支付，防止不诚实的职员用假凭证重复付款。

关注涉及现金的业务

业务中有很多黑洞，看又看不透，填又填不满，堵又堵不上，已经是公开的秘密了。采购员去采购布料，本来15元一米的料子变为18元一米，其中3元钱就落进了采购员的口袋。用了这样的采购员的服装厂面临的问题是，一毛钱买到的是8分钱的货，甚至是5分钱的货；原料的质量没有保障，采购员关心的是能放进自己口袋的那一部分，质量问题反倒是次要的。每一家公司的经营环节中，都存在着这样的黑洞，原料采购、产品销售、服务收费等等。

说实话，上述现象是普遍存在的，每一家公司都为此伤脑筋，可又都没有办法，因为这些．环节没有明确的衡量标准。还拿服装厂采购布料为例，现在什么东西也没有统一的价格，一天一个价；同一天同一种布料也有多种价格；同一个厂、同一种布料，可以卖出多种价格，而且上下差别可能会很大，所以价格难以规范。质量问题更是难以说清，都叫重磅真丝，有的厚重些，有的薄一些，只有比较后才能区分，说是说不清。原料的质量和价格理应是衡量采购员工作的标准，可又没法衡量。

大公司大企业的老板是绞尽脑汁想办法来尽可能地堵这些漏洞。您很幸运，是一个小老板，就不必动这份脑子了。自己直接控制这些会产生黑洞的业务，服装厂的老板自己负责去选布料、辅料，饭店的老板每天检查店里的流水，大笔的销售业务亲自参加谈判，从而让可能产生的黑洞缩到最小。无论什么事情，自己控制都比假手他人更可靠。大公司大企业是因为老板分身乏术，才建立相应的机构、规章制度进行控制；私营公司的老板的优势在于公司小，自己可以亲自控制重要环节或问题。

如何管制推销人员的业务费用

推销人员的业务费用必须有一套合理的制定加以规范，既不能捆住员工的手脚，妨碍营销业务的正常开展，也不能没有节制地报销，造成经费的浪费。

营销费用管制有几个基本原则必须掌握，这几个基本原则是：

1．费用是推销员因推广业务之需所做的开支，而不是推销员薪酬的一部分。因此，不能使推销人员从费用的报支中，获取个人利益；但是另一方面也不能让推销员因为公务而自掏腰包。

2．费用的审核，必须公平合理，不能有所偏袒，也不能随心所欲地当成是老板的施舍。

3．费用支出的目的是为了业务的拓展，因此审核费用的人不要把费用视为是一种浪费，更不要因为要节省开支而限制了推销员的活动，致使其工作效率降低。俗语说：“偷鸡也应撒把米。”费用的意义可以算作捉鸡的米吧。

4．费用的管制办法必须简单易行，不要订定太复杂的管制办法，而导致不必要的误会或曲解。

5．费用的报销和支用程序应该要有一定的流程和固定的系统，这一套流程和系统应该越简明越好，所流经的单位也应该尽量简化，同时也应该避免因费用的报支而和公司的管理者、出纳人发生纷争。

根据以上五个管制原则来评估一般企业界常见的费用管制办法，我们可以发现以下几种不良现象普遍存在于企业中，这几种不良现象可以说是导致费用泛滥或业务效率低落的重要原因：

1．费用审核权限过分向上集中

大部分的企业老板都知道授权是发挥效率的必要条件，他们也都愿意实行授权。问题是，他们的授权往往仅限于一些例行事务的处理，一碰到费用的审核，他们就不放心部属，非得亲自过目不可，有一位在一家规模相当大的企业里担任经理的朋友曾经很感慨地说过：“在我们的公司里，一块钱以上的开销都要经过董事长签字，出纳才能付款。”由这个例子可见其一斑。

有些公司虽然有明确的授权规定某一限额内的费用只要经过某一阶层的主管核准，即可付款，但是当该费用的支出传款送到较高层主管之处时，该较高层主管如果认为支出不当，还是任意可以干涉。这种名存实亡的授权，也会使得费用的审核权向上集中在高层主管手中。

这种过分向上集中的费用审核权，使得低层员工慑于老板的权威，对费用的报支发生恐惧感，而对于一些需要动支金钱的活动，宁可效率低，也不愿主动申请支用。

这种过分向上集中的费用审核权，还会产生一个不良的后果。许多老板对非直接管辖之部属的工作并不了解，当然也就难以想象某些费用的报支是否必需、是否合理。他们所凭以审核的，只是个人的“自由心证”，偏颇主观，自属难免。

2．费用的实核，缺乏明确的标准

有些公司对其员工的费用审核，缺乏一套明确的标准，有些部门尺度宽，有些部门尺度紧，有些甚至在同一部门内，都可能出现宽严不一的标准。最近在一个偶然的机会中，听一位朋友谈起他的老板的为人，这位大老板高兴时，可以下个字条让你到出纳处拿钱去买双皮鞋，也可以闭着眼睛签你的舞厅账单；不高兴时，可以在你的25元钱的计程车报支单上，用红笔批上“不批准”三个大字。准否之间，全决定于他当时的情绪。在所有费用中，最难以确定尺度的是交通费和交际费。员工在什么情况下可以搭计程车?什么情况下可以请客户吃饭?宴客的开支限度又是多少?诸如此类的问题，如果缺乏一个共同的标准，或是虽有标准而不能严格执行，就很容易产生宽严不一致的现象。

费用的审核标准不一致，对于员工的土气往往会发生很大的摧残作用。费用审核如果不公平必然会招致员工的怨忿和不满。古训曰：“不患寡而患不均”，正是这个道理。

3．费用的报销流程过于繁杂，徒增员工困扰

有些公司的费用报销程序非常繁杂，每报销一笔费用，必须填写一大堆的报表单据，还要经过许多主管的审核，徒增作业上的负荷。最糟糕的是，其中大部分的单据报表都形同废纸，没有任何作用。而负责审核的主管，有许多也都是闭着眼睛签章，并没有发挥真正的审核作用，一切都是流于形式，这种管理，只是徒增员工困扰而已，焉能谈到效果?

4．费用的报支缺乏适当的管理，致使员工从费用的报支中，获取不正当利益．

很多公司根本没有任何管理制度，员工爱怎么花钱，就怎么花钱，这种“慷慨”得过分的公司，往往会使员工（尤其是推销员）养成奢侈浪费的坏习惯。在他们心里认为，反正是花公司的钱，何必斤斤计较。久而久之，就会造成挥霍无度的现象，公司的利润，也在这些点点滴滴的浪费中，逐渐被蚀毁，终而造成无利可图的局面。