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问题72 办公室防盗（第2页）

你可以采取下列步骤以消除盗贼偷窃的机会。

?使用坚实的统计控制，以按标准追踪监控货物及交易。随着从原材料或从大门进来的买卖产品，到从大门出去的成品，你的内部控制系统应该跟踪你的财产。这样的系统可以与前一年的比较各种名目的费用，并显示出不规则的那些，如发现原材料的费用提高了，快于通常的存货交替率，浪费的数量加大了，与稳定或下降的税收联系在一起的下降的盘存。

?如果可能的话，将你商务中的簿记与支票准备分开来，处理可支付帐户及开发票的人应该不是同一个人。当这些功能职责合并时，容易产生欺诈的支付，使用计算机化的帐目程序，你可以创造对上面问题的防范，比如在输入改变某些类型的数据时要求有关专门权威人士的要求。

?使所有的邮件不公开的投递到具体的个人，如办公室经理。打开邮件的人应该区分一下并应该对支票的丢失负责。

?如果伪造支票是一个问题，在可以支付帐目系统中对卖主的列表清单建立严格的控制。在某一支票可以使用之前给每一个卖主一个ID号码，卖主的号码应打印在收据上以及你的支票登记簿上。在签署每一张支票之前都要检查一下，确定支付者姓名、地址、以及卖主号码与你的卖主清单上的一致。

?如复制发票是一个问题，授权只可支付原始的发票，复印或传真上的无效，一旦原始发票报销完毕，扣上“已支付”的戳，已防止复印或伪造。

?零售盗贼往往产生在销售这一关节点，并同时让职员卷入陷阱，通过商品但没有付款，或被口头支付欺骗。在这种情况下，闭路电视，监视一个行为的个人盯梢技能，可以抓到偷的stiions（“神秘购物人”）。这些都是有效的方法。许多零售商还使用一些装置，如果员工不能从商品上取下，当他们被带出商店时，释放一个警报，或者如果他们在商店外被取走，对货物做出一定损害。

?现代的销售体系，现金出纳机的继任者，可以作为防御员工盗窃的一种高度有效的武器。经理可以用他们追踪记录富于和短缺，无效的销售，现金退还以及某一员工给朋友低价销售的频率，平衡全无的出纳机以及将现金支票传输到银行或安全地带。

?通过给员工一些他们可带走的东西，给员工盗贼提供选择余地，这可能包括：过时的，有损伤的或不能再卖的被遗弃的商品，不要将他们丢掉，提供给员工，当行动办公设备替代旧的时，将旧的设备给员工。从这个简单的姿态中所获得的忠诚要远远超过旧设备的商业价值。

?鼓励员工们检举不诚实的行为。在保密、安全、以及商务的整个过程中的员工的参与要比其本身的成功更重要，通过创造匿名检举系统（尽可能地配以奖励体系），员工们有机会检举某些信息，这些信息往往会纠正工厂中的他们所看到的不合适的情形。

?使用忠心契约或不诚实保险。簿记员、会计、公司的出纳以及其他可以接近经济记录及银行帐户的人，应该签署忠诚契约，这是一种保险方式，在员工不诚实行为的情况下，支付损失的一种方法，忠心联系以两种方式实施保护。第一，在保险公司束缚每个人之前，它可以作为一个全面的背景检查并产生不能接受的候选人。第二，一旦一个员工出现了问题，任何损失，只要在政策限制范围内，都由保险公司赔偿。

?不诚实保险。经常是一个标准的商务保险包的一部分，也可以保护公司免受盗贼的损失。在行使这样的政策之前，许多保险公司会检查公司的招聘程序以及预防盗窃所做的努力。

?保护现金。现金往往是盗窃的主要目标。如果没有监控，用于补偿员工小额费用的零用现金就有被盗的危险。让某一员工对此零用现金负责，在从零用现金中分出补偿费用之前，确保由能证明退还款是那一次的收据。不要补充零用现金直到所有的花费均以支配。把大数额的现金保存在安全的地板中或上锁的地板中，保证锁的安全。

?对有问题的员工提供帮助计划，即使是很小的公司也可以通过医院、诊所中迅速增加的此类计划中的一个，给酗酒、吸毒的一个提供帮助。咨询服务，包括经济咨询，可以针对偷窃给有问题的员工一个行得通的选择。

?提供充足的公正的补偿，当你的员工感觉到他们没有得到充足的补偿金时，这就意味着你在邀请盗贼。同时，给员工工作自主权，更多的作决定的权利，更加多种多样的任务，以及更多地与其他人工作的机会，这些都可以消磨掉与盗贼有关的活动的产生。

?给不满意的员工提供释放情绪的机会。员工调研、非正式的员工－管理者会谈，抱怨集会等等，都可引导情感的抒发和通畅，同时还可以给管理者提供有关操作的重要信息。如果公司愿意听他们的牢骚的话，员工们将会觉得没有罢工反对公司的必要。

4没有意识到偷窃时间是员工最严重的偷盗行为

时间是公司最有价值的资源，通过迟到、早退、工作拖拉、延长午休时间等方式盗窃时间严重危害到公司的存在性。你可以根据以下步骤来消除这种行为：

1。做出典范证明你是公司里最辛苦的人。

2。建立明确的规章制度提醒每个人。

3。把员工组织起来，尤其在午休时也要一起行动。

4。树立典型让员工明白工作刻苦忠诚会受到赞扬。

5。让员工参与公司管理，帮助他们意识到如何能成功。

6。让员工明确自己的权利，与员工沟通知道他如今要做什么，如何做及最后的目的是什么。