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62到底该修正工作程序还是重整硬设备（第1页）

62、到底该修正工作程序还是重整硬设备?

工作情境

「嗨，罗西娜：：什么风把你吹来的呀?一一告诉你l个大好的消息，我们想帮你们一点忙。你想不想用计算机来处理你们的文件收据程序?」

「哇：：我等这句话已经等了好几年啦，你们什么时候可以开始进行?一「我们这里资料库设计最行的是史都华，不过他实在很忙。你可不可以找几个最懂计算机的组员，在星期一和星期二过来和史都华谈个清楚。然后让他把资料带回去，看能不能在三个礼拜内把这个程序放追资料库里去。一「太棒了，罗西娜。我们的组员一定会全力配合的。我简直等不及要上计算机了。一我做错了吗?

我们几乎可以确定的是任何人工程序在执行一段期间未做修改之后：：例如：这个情况里的文件收据程序：：应该会有两大特色。第一；它可能达不到应有的效率，事实上，它可能很没有效率。第二：如果未加修改就上计算机，将无法有效使用计算机。换句话说，如果把一项效率很低的人工程序未做修正就自动化，你得到的将是一项低效率的自动化程序。而且，自动化的程序甚至可能比原先的人工程序更没有效率。

良方

你的组员对于分析程序流程是不是很拿手?如果有几个人对这方面很擅长，而且如果有足够的时间，让他们凑在一起画出文件收据程序的流程图。他们可能没有时间画出非常详尽的流程图，不过至少可以画出基本步骤。画好之后一起看看你们的流程。它看起来是不是很没有效率?每份文件必须由几个人经手?同一位组员必须经手同一份文件几次?同一份文件在不同的步骤和经手人之间必须等待多久?你或许会发现你无法确切回答这些问题。

现在该做的是把罗西娜叫回来，改变一下游戏规则。如果史都华或别的组员很擅长画流程图，请他到你们这一组来和你们碰面。让所有的人一起看看你们的程序。如果运气好的话，史都华当场就能做出一些合理的修改，很快就能进入计算机系统。不过比较可能的情况是你们还得乡下一番功夫，然后才能让史都华或其它人把这道程序自动化。

下回该怎么做?

想要分析并改进原有程序的正式方法就是重新改组整个程序，如此一来才能很有效率地自动化。你很可能没有足够的时间或资源来彻底执行改组的工作，不过你应该有时间和精力（再加上史都华或其它人的支持》采取以下的步骤：①尽可能清楚而具体地定义这道程序的目的。

②详细画出原有程序的流程图。有些软件可以帮你做这件事，不过其实你并不需要软件。你只需要时间和意愿就可以列出细节。

③根据程序目的的定义，将程序修改得更有效率，甚至更容易进行。先问问自己：我们为什么必须进行这个步骤?接着将可以删除的步骤都画掉。删除之后再问：我们可以用哪几个最少的步骤把这个工作做好?然后简化流程图里的步骤。把每一个对程序目标没有帮助的步骤都删除掉。剩下的再加以简化。

④把修改好的程序拿给某个常常用电脑的人看。请他（她）评估如果把这样的程序电脑化真的会比较有效率吗?你说不定会发现光是修改程序就已经带来很大的好处，计算机的自动化反而没有那么大的助益。

㈤现在，你可以开始执行修改过的程序，否则就交给相关部门进行计算机化的工作。

在大部分的情况下，分析并改进程序所带来的好处已经大于自动化。因此，无论是什么样状况，一开始都要先深入检讨原有的程序。许多公司都安排有正式程序分析的训练课程。如果你们公司没有，或许可以在社区附近的进修机构找到这类的课程。请你慎重考虑让每一位组员都去上这套课程：：包括你自己在内。

管理迷思

不能。在还没有分析并改进原有程序之前，不要进行自动化。许多专家估计自动化所改善的效益之中有百分之三十到百分之七十其实是采用计算机之前就完成了。

拒绝犯错管理法则

你也许不常听到，然而这是铁的事实：一旦你将人工程序转变为计算机化程序之后，它就会变得比较没有弹性、比较难修改因此你必须决定把某项程序上计算机处理，你必须在自动化之前就确定这项程序本身已达到最高效率。