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58新科技真能改变公司信息传递（第1页）

58、新科技真能改变公司信息传递?

工作情境

「不过我逢不能完全确定这套新软件能完全符合你的期望。我们可以帮你们安装、训辣你们使用，然后提供支持一直到你们熟辣为止，可是我们不能保证你希望它做的它都能做到。」

「我知道适t点，杰克，可是这一版软件是我们这t行目前最热门的东西。你也知道我一向都走在时代最前端：：这就是最先追的东西。」「你不想等到新机器和新的网络软件都确定没问题之后再采用这套吗?」「我们还有一曲l小小的安装问题，杰克，不过我想我们会在你把新软件弄追来之前解决掉。我t再强调，我们不愿错过这一行的任何新发展。」我做错了吗

新科技通常都会带来一些困扰，即使它能带来你所预期的利益也一样。就算它是最新科技，它的利益未必符合它的成本、未必超越它所引起的问题。被大家公认为「支持新科技」的主管当然很好，不过这种名声也可能导致以下结果：①你经常采用那些其实没多大用途的新科技：或者②由于还未熟悉目前的工具便又采用新科技，你的工作小组可能会不知所措而降低生产能力。

良方

你只要改变一下心意就可以了。假设你在匆忙中碰到杰克，他正要出去办事而你把他拦了下来。你们的对话很自然地展开：

「杰克，给我几分钟我上次决定得太草率了，我觉得应该和你进一步谈谈那套新软件。」「没问题。你要先等一阵子再采用吗?」「不一定。那套软件看起来真的很好用，我们也很想跟上最新的科技。你想我是不是可以让一、两个组员先用用看，然后听听他们的意见?」「软件公司会开个说明会，展示新软件的用法，不过这样可能不足以让你决定这套软件是不是真的那么好。我知道MiCroT吕lS公司可以提供试用机。我们不如和他们约个时间，让你的组员和我的组员实地看一看，你觉得怎样?」「太棒了。你约好时间就告诉我。」值得注意的是这位组长并没有立刻改变主意，决定不采用那套新软件。相反地，他想询问更进一步的信息：：有用的信息，然后才要做出最后的决定。

下回该怎么做?

如同前一节所建议的，重点在于我们应根据充分而正确的信息采取平衡的做法。如果你在看到科技带来的问题之前总是先看到它的优点，那么你应该特别注意以下的重点：①客观检讨新科技封你们小组过去的工作表现有何影响。这个过程可能满痛苦的，不过这正是你必须动手做的事情。如果你们小组在过去这几年来采用了相当多的新科技工具，请仔细查看每项工具的使用情形，问问你自己采用这项新科技是否得到了应有的报酬?「本来应该很好用的，可是组员的使用方法不对。」：：这是推诿之辞。这种情形也应算做失败的例子。这一章的后面几个例子会向你说明科技与人必须有效相互配合，否则便失去了它的价值。

坦白询问组员的意见，无论他们对新科技的态度是喜爱或畏惧，你都应该了解他们的想法。

他们喜欢新的工具吗?更重要的是：：这些新工具能不能改进工作效率?能不能提高生产能力?

未来并非绝对跟随过去。如果你们小组以往所采用的新科技工具并不成功，至少你们知道将来应该在哪些方面采用更好的工具。反过来看：如果过去采用的新科技很成功，那么将来成功的可能性就更高了。

②找一个对新科技较为保守、而你所信任的人，让他《她》来担任「魔鬼代言人”。从你的工作小组、其它小组或提供新科技产品的公司里挑出一个人来评估新产品。如有必要，也不妨挑选其它公司的人。你需要的是一个判断力值得信赖、能对新科技提出各种严苛问题的人。你也必须下定决心无论你们两人的意见多么截然不同，你都会仔细倾听他《她》的判断。

这种做法的一大好处在于，如果你采用得当，这位朋友的某些批评意见会开始感染你。然后你就可以自己担任「魔鬼代言人」，自行找出新科技工具的缺点了。

③如果可行，让所有组员或几位重要组员和你一起决定是否采用新科技。要做到这一点，你们必须是一个成熟的工作小组，你也必须是一位成熟的主管：这并非不可能。你的组员对于新科技的了解愈多，他们就愈能帮助你判定新科技是否能提供最大的报酬。毕竟他们是将来必须使用新工具的人，因此新工具好不好用对他们的影响很大。一旦让他们了解这一点，他们便会认真考虑，和你共同做出最明智的决定。

管理迷思

在一些情况下的确可行，尤其如果你过去针对新科技所做的判断都相当正确，或者如果你的工作小组对新科技的了解和使用情形都非常理想。这两个「如果」都是很大的假设。除非你对于这两个假设或其中任何一个假设能够很肯定，那么才能按照以往的处理方式：然而就算你很肯定，做出决定之前你最好还是多花点时间评估新科技的优缺点。

拒绝犯错管理法则

大部分的人都知道新科技对公司和个人的工作是愈来愈重要了。然而即使如此，我们还是很难、很难做出决定。以公司而言，如何在大型主机、客户联线和独立作业的个人计算机之间做出均衡的选择呢?市面上相似的软件包那么多，你的工作小组如何选出最适合你们的产品?这些新的科技，特别是电子类产口叩，只会以愈来愈快的速度发展更新。

在这样的环境下，你必须特别注意你们小组的问题和你们所能把握的机会。如果能协助你们把目前正在做的事情做得更好，而且节省更多的成本，那就是有用的新科技。能够让你们以更新、更有价值的方式为客户服务，那则是更有用的新科技。但是如果新科技让你们把注意力转到任务以外的地方，那反而是有害的新科技。