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25避免将工作集中在某些部属（第1页）

25、避免将工作集中在某些部属?

工作情境

「雷恩，我需要有人帮我t起处理这项客户调查。你能负责文字研究的部分，并整「等一下。」雷恩拒绝了。「席拉这几个礼拜老是坐在那儿，等着有人给她l点事做。

她可闻得很。为什么一有什么特殊的事，只会找我或朱利欧?为什么不分点工作给其它人?一

我做错了吗?

老是把工作指派给同样的人，会产生很多问题。首先，部属会疲于奔命。在同一个部门里，谁在工作或谁没有在做事，大家都心知肚明。优秀的部属热爱挑战：然而，他们也讨厌那些无法分担工作的闲人。

其次，那些表现平平的部属，根本没有增进技能的机会，也无法展现自己的能力。有些入学东西本来就会慢一点：要是你老是把工作交给学习能力很强的人，岂不是剥夺了其它人成长的机会?

再者，你自己失去了公平考核部属能力的机会。同时，也失去了处理问题部属的机会。

良方

马上响应雷恩的反弹。他说的或许对。同时，征询席拉或其它空闲的部属，负卖撰写研究部重的后果。

或许，除了雷恩之外，没有其它人具备完成这项工作的技术。可以考虑让席拉去帮忙雷恩他可以指示席拉该到哪边找资料。席拉搜集资料，并整理成摘要后，就可以和雷恩一起完成这项客户满意调查报告。

下回该怎么做?

检视每个部属的工作项目，看看是否分配不均。多数部属的工作负荷程度差不多、还是专业人员和一般人员的工作量差很多?工作负荷量的差别是否合理、是否不同工不同酬?或者你把工作都交给最优秀的那几个，让其它能力较差的部属轻松度日?

即使你交付给每个部属的工作量都差不多，但工作的难易度又如何?是集中让某些人处理高难度的工作、还是同样薪资水平的部属，负责难易程度相仿的工作?

那么，特殊的工作、或新的工作又如何分配?你是不是总是分派给某几个人?临时出现的许多杂务则老是分配给另外一些人?这种偶一为之的工作往往难以留下成绩。你以为自己处理得够公平了。然而，当你坐下来，把近几个月以来，负责那些额外工作的部属名单整理出来，你会发现，这些工作几乎都落在某几个人身上。

建立「工作分配制度」。如果大部分的部门同仁担任相同性质的工作，就列出一张轮值表，用来分配新工作。举例来说，如果几乎每个部属都负责处理支付传票，你可以协调部属轮流担任。

让部属了解你的用意，也要让部属了解工作的内容是什么。

「我已经把我们目前的所有工作项目都检视了一遍。现在，我决定执行一个新的制度，用来分配额外的工作。从现在开始，我会在档案夹上面写上你们的名字，然后集中在一个地方。如果有新的工作出现，我会把工作资料轮流放进档案夹。第一个是雷恩，然后依序是席拉、朱利欧、克莉丝：：然后再回到雷恩。这样的话，每个人都有机会尝试解决各种不同的问题，也会变得更专业。L

确实执行这项制度不要作弊。如果有一项工作你属意雷恩负责，偏偏这次轮到的是克莉丝，而她也能胜任愉快，就把工作交给克莉丝!没错，你很想交给雷恩，因为他一定可以做得很好，不会为你带来任何困扰：然而，如果真的交给雷恩，你不但剥夺了克莉丝成长的机会，而她也无法为自己的表现负责。

如果你的部门业务比较专业，某些特定的工作可能只有一两个部属能够解决，就不适用于上述的范例了，请参考下面的做法：①先把每个部属已经具备的技能列出来：再把他们应该发展的技能列出来。

②设计一套上述的轮流制度，尽可能为部属安排专业工作。

③找机会做交叉训练。如果每一种技术只有一个部属懂，这绝对不是聪明的做法。依部属的背景条件，安排部属在不同的领域里有效地学习新知。如果必要，甚至可以安排额外的教育训练课程。这样的话不但可以建立一套职务代理制度，也可以将工作分配得更平均。这种投资绝对值得。

对于差劲的工作表现，必要时该采取纠正行动。如果因为无法信赖其它人，而把工作交给同样一些人，这样做只是在逃避问题，而不是解决问题。迟迟不解决工作表现的问题，不仅纵容了那些混水摸鱼的部属，也会引起其它努力工作的部属不满、感觉被利用。有效地处理关于工作表现方面的问题，应该采取下列的步骤：①对于表现不佳的部属，找出还算差强人意的工作项目、以及需要改善的工作项目。

②劝导部属改进。本范例提供了许多建议，告诉你如何和部属讨论工作表现。

③看看部属应该要再上哪些训练课程，以改善工作表现：还是应该和资深部属一起工作，由资深部属带领和协助。

④为部属订定一个工作改善计画。明列出需要改进的项目以及时间表。

⑤密切监督部属的表现。如果部属确有进步，别忘了给予赞美和鼓励，让部属继续保持良好的表现。如果部属的表现还是不理想，和他讨论是否应采取其它方式来改善。如果还是无法改善，干脆指派其它能够胜任愉快的工作（也许薪水会减少些》。

⑥如果非得调任其它职务或资遗部属，记得询问人力资源部门该如何进行。

管理迷思

老是习惯把工作交给同一批部属来做，绝对不是件好事。除非在特殊情况下，某项非常专业的工作只有某人会做，或是刚好人力不够，只好把工作交给能力较强、能够负荷较多工作的人但只能偶一为之，不能变成一种惯例。在这种情况下，部属也会了解事非得已，当然也就愿意配合。不要让一些人总是疲于奔命：而另外一些人却无所事事，这样做绝对是个错误。

拒绝犯错管理法则

有些工作的份量不一定每天相等，有时堆积如山，有时零零星星。这时，兼具多样才能的部属，往往充当救火队，协助工作准时完成。所以，就让手边刚好没有例行工作的部属，去协助工作过量的部属。如此行之有时，当部属休假或生病时，你就不愁没有现成的职务代理人了。

一旦每个部属都有机会去展现不同的才能时，你会发现，每个人会学习到更多的知识和技巧