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一识别优先顺序（第1页）

一、识别优先顺序

在第一个例子中，被动反应式的管理人员或“蚱蜢式”的管理人员由于不能识别他们工作中的优先顺序而无法很好地对时间加以管理。也许，要完成有先后顺序的工作，最糟的方法是首先处理最新接到的指示，而不管它是由别人作出的，还是在来收文筐中刚收到的待办事项。令人遗憾的是，在许多例子中，人们就是按这一规律进行工作的。管理人员需要有意识地明确工作的优先顺序。为完成这项工作，有必要把它们记录下来，或者在一个特定的时期内排出优先顺序，或者根据不同的紧急程度把它们编成组。就连做事极有条理的管理人员也会发现，他们必须对短期危机和日常工作中遇到的压力首先作出反应，但是作为一个经常的参照点，他们应该清楚地意识到那些日益积累的、值得关注的优先顺序问题。

对某件工作优先顺序进行识别，可以揭示对有关活动进行适当平衡的基本问题。在组织的层次上，有一些涉及到警察工作和医疗工作的有趣例子。警察有意识地寻找侦查犯罪和预防犯罪之间的平衡。在医疗部门也存在同样类型的问题，他们试图达到健康治疗和保护健康之间的平衡。

寻找时间来对工作加以思考，这本身就是一个难题，尤其对那些经常深深地陷入“救火式工作”行动中去的管理人员来说。

但是，除非他们能用其他什么方法找到时间，来对他们的工作方法加以思考从而达到一种合理的行动模式，否则，他们将不太可能进行有效管理。组织中存在的难题之一是，管理人员必须忙于应付非常多的干扰，以致于很难找到时间集中精力地对工作问题加以系统思考。为了解决这一问题，有必要使管理人员离开正常的办公地点，或者使用一名秘书或别的人作为一道屏障来防止干扰。但还必须清楚，哪些人为了减少和管理人员在一起的时间而未能对时间加以充分的利用。如果有很多人将大量的时间浪费掉了，却还不断地告诉你他是多么忙，这将是对组织生活的一种嘲讽！在这种情况下，尤其需要在与他们展开讨论之初，就声明你有多少可利用的时间会花在他们身上。

管理人员偏爱于做的事情与他们在实际中需要做的事情之间存在冲突，在明确工作的优先顺序的过程中，应该对这种冲突加以认真考虑。在本书中，这是一个有必要反复提出的问题。

我发现，当我还是一名大学生，在准备自己的考试时，我就必须面对许多同样的问题。我喜欢选修的课程是我擅长的课程，但结果，进步的幅度最小。经过大量苦恼之后，我决定应该把自己的绝大多数时间放在那些我最不喜欢的课程上，因为在那些课程上，取得进步的潜力最大。

很遗憾，组织的人事政策并不总是有利于人们在他们的职位上采取一种平衡的方法。在一个地方政府的建筑部门，将所有代理工长都提升为行业总监。这个主意从原则上讲是完全正确的—它避免了在此行业的工匠所工作的每一个地点都有一名代理工长。不幸的是，这一点在实践中没有得到很好的执行。

实际上对谁应该被提升，谁不应该被提升没有进行认真挑选。

对新任命的行业总监，无论是在管理方面，还是在他们所监管的新行业的技术方面，都未能对他们进行任何培训。结果，大多数新任命的行业总监非常担心，以致于无法对本行业内不属于他们自己本行的手艺工人进行管理。例如，以前曾是砌砖工人的管理人员，几乎将自己所有的时间都花在与砌砖工人在一起上了，几乎很少去尝试管理其他团队中的手艺工人，如电工、管道工和木工。