北派小说网

四 把负责的工作简单化（第2页）

◇轻视守时的价值：

◇以约会迟到作为显示权威或身份的手段。

准时：有一个故事是这样说的，美国第一任总统华盛顿的秘书总是迟到．每次都推脱说手表不准。总统便对他说：“要不你换一块手表，要不我换一个秘书！”秘书应该在上司到达办公室之前到达，首先将一些准备工作，如开窗、开灯等工作做好，不要然就是一个不称职的秘书。同样，参加活动时也一定要准时。我们经常可以看到有些人总是比别人慢半拍，明明车马上就可以开走了，却还差一个人。让大家空等十几分钟二十分钟，这种人会招所有人厌烦。

假如你是一位经常约会迟到的人，请根据上列各项理由作一番坦诚的自我检查，以便找出病因，并进而对症下药。为了帮你戒除约会迟到的恶习，现有0条经验性做法：

◇将约会视同契约，约会迟到即是一种违约行为。

◇尽量避免将约会地点定在某建筑物或某标志物之前，以免令等候者站在那儿空等而难有其他作为。

◇假如你预计即将迟到，则尽快致电通知对方。

◇对自己的工作次序表应作松弛的安排，以免因其中某一项工作多花了时间而延误了其他事项（包括约会）的时间。

◇应事先熟悉约会地点的周围环境，例如交通拥挤情况、停车难易程度等。◇在每一次约好见面的时间后，立即考虑约会迟到对自身形象及事业生涯所可能招致的不利影响。

◇随时作可能迟到的准备，这样你将可提前动身。墨菲法则是：如一件事可能出错，则一定出错，而且它会在最不应该出错的时候出错。这对约会迟到具有高度的适用性。倘若你担心早到会被约会的对象认为你太着急，则你不妨携带一些读物或有待处理的文件先到约会场地附近的咖啡店去。

◇只要有可能，应尽量避免约定确切的时间，例如不要说“3点整”，而改说“3点前后”或是“2点3刻与3点刻之间”。这样可为自己预留余地。

◇极力避免第二次的约会迟到。例如你与某人约会时迟到。则与他之间千万别再有类似情况发生，以免被他认为你是不守信用的人。

◇请秘书或助手提醒你约会事宜，或是利用闹钟、闹表作自我提醒。

在人际交往中，我们只有严格地守时、准时、尊时，才能更好地与人交往，更多地赢得别人的尊重，处理事情来才得心应手。

成为时间规划高手

“20：80”原理对时间使用者的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80％的时间，你也只能取得20％的成效。你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只花20％的时间，即可取得80％的成效。

许多人在处理日常事务时，完全不考虑完成某个任务之后他们会得到什么好处。这些人以为每个任务都是一样的。只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。或者，他们愿意做表面看来有趣的事情，而不理会不那么有趣的事情。他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排队，确定主次。在确定每一天具体做什么之前，要问自己三个问题：

◇我需要做什么？——明确那些非做不可，又必须自己亲自做的事情。

◇什么能给我最高回报？人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上，即所谓“扬己所长”。

◇什么能给我们最大的满足感？在能给自己带来最高回报的事情中，优先安排能给自己带来满足感和快乐的事情。把重要事情摆在第一位。

不少管理者都有这样的感慨：“忙了一天。也不知道忙了什么，时间还不够用。”其实，只要有效地运用时间，就可以提高工作效率，在相同的时间里做更多的事，而且做得更好。那么如何才能有效地运用时间呢？

◆按照事务的类型来安排时间

大致来说，事务可以分为四种类型，管理者花多少时间，应视其类型而定。

◇紧急而且重要。包括与客户洽谈业务、未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎，必须花上整天的时间来处理，直到解决为止。

◇重要但不紧急。包括远景规划、产品创新、人才培养、组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做。但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间，管理者就是“不务正业”。

◇紧急但不重要。包括批阅日常文件、工作例会、接打电话等。这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花去过多的时间。

◇不紧急也不重要。包括可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。对于这类事务，管理者可先想一想：“这件事如果根本不去理会它，会出现什么情况呢？”如果答案是“什么事都没发生”那就应该立即停止做这些事。

◆每天首先着手最重要的工作

一般而言，在办公室里你每天都必须处理许多事务。不少人错误地认为，他们可先处理好最次要的事激励自己，最后才面对最重要的工作。这其实是一种不经济的利用时间的方法。把它拖到最后来干，他们经过一天的工作，大都已疲惫不堪，很难有足够的精力来考虑它，时间也不会很多，想把它做好很难。他们这样做的根本原因，是因为内心深处有畏难情绪，回避最重要的工作。作为一名出色的上班族，一定要克服这样的心理倾向，首先着手最重要的工作，用足够的时间精力来处理它，并把它办好。

美国托马斯·爱迪生说过，世界上最重要的东西是“时间”。

可见，一个人、一个团队能否在自己的事业生涯中取得成功，秘诀就在于搞好时间管理。

用好策略作对事

很长时间以来，很多人都以为会看时机是一种天分，也就是生来就具备的，就像是具有音乐细胞的耳朵一样。但是渐渐地，通过观察那些似乎有幸具备这种天分的人，才意识到这是一种任何人只要努力留心都能获得的技能。

为了掌握恰到好处地处理时间的艺术，需要牢记五个必要的条件。

首先，要经常不断地提醒自己，掌握好时间在待人处世上的重要意义。莎士比亚曾经写道：”人间万事都有一个涨潮时刻，如果把握住潮头，就会领你走向好运。”一旦你明确了”看准时机”的全部重要意义，你就朝着获得这种能力迈出了第一步。