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4提高工作效率的最佳方法是为工作制定优先次序（第1页）

4．提高工作效率的最佳方法是为工作制定优先次序

制定工作优先次序有两个途径：根据紧急性或根据重要性。

大多数的人是根据紧急性，所以他们会花很多时间去救火而不着手一项计划，直到期限临头才手忙脚乱。

如果你是根据紧急性来制定优先次序，可能会分为三类：

①必须今天做好。

②应该在今天做好。

③应该在某个时间做好，但是还不急。

假定你准备两个月内完成一项工作。明显的，你不会把这件工作列为第一类，因为还有两个月的期限。你可能会列入第二类，但也可能不会，因为还不太急迫。大多数的人会把它列在第三类，直到期限迫近才着手。这时，你会发现很难找到专家来帮忙，而不能把这件工作做到你想要的详尽程度。你在心里责备自己，并且说下次一定要早点完成。但你还是不会，因为到时候你会以同样的理由，把工作拖延到期限的最后几天。

我偏好根据重要性来定优先次序，而以紧急性作为次要但也是重要的考虑因素。这需要拿出你的待工作表，首先，从“这件工作是不是清楚地有助于达到我一生的目标或短程目标’’这个问题，来检视某一项工作。如果是，就在上面打一个记号，然后按照你要去做的先后次序标上数字，标先后次序的时候要考虑两个因素：紧急性和时间效益率。

时间效益率只是一种评估方式，使我们认识到某一件工作虽然没有另一件工作重要，也没有紧急性，但是做这件工作获益很大，所用的时间也不多，则仍然是有很好的理由先办好它。例如，你一天最重要的工作是拟定一项报告，而需要花大半天的时间。但是你还有一些可以分给别人去做的小事，那么在你开始草拟你的报告之前，用几分钟的时间把这些小事分配下去，被分配到的人就会有更多的时间去做了。这显然是很有道理的。

“先做重要事情”这项原则也有例外，你会发现不要在一天的开始做最重要的事情，而另分配一段时间，集中精神去做会更好。

在你把标有记号的工作项目编了优先次序之后，也同样的把比较不重要的事项编上优先次序，然后就努力按照次序去做。你已经有了一个比赛计划了，你一天的“产量”将会比你做完了一件工作之后，再停下来为要做的事定优先次序要多得多。

老式的“效率专家”的时代早已经过去了。今天管理专家从“效力”来着想，而效力是一个含意更广、更有用的观念。

效率所重视的是做一件工作的最好方法。效力则重视“时间的最佳利用”——这可能包括或不包括做某一件工作。

例如，为了即将召开的一项会议，你有一份必须打电话通知的名单。如果你从效率观点来看，你就会考虑什么时候打电话给他们是最好的时机、是不是要把他们的名字放人自动拨号卡片上以节省时间、这李名单是否是最新的正确资料等等。但是如果你从效力观点来看，你就会问自己，打电话给这些人，是不是把时间作最佳的运用。你或许会考虑另一种联络方法；你也会考虑把打电话的事派给别人做或人场把会议完全取消掉，好把时间用在更有用的地方。