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第四节 不要浪费时间（第4页）

要避免这种情况出现，唯一的办法是预先安排工作，外出旅行时带着活去干。这样，就不会因为航班偶然出现个把钟头的延误而发火。相反，可以打开公文包干起活来。拿破仑·希尔每次旅行旅行都带一大堆活——即使有10次8次延误也干得完。他是不愿意受阻时两手空空的。

在乘坐市内交通工具时，也要带着活。11岁时，拿破仑·希尔就养成了身上随时带一本书的习惯。这样，即使遇上交通阻塞，也不会浪费时间。有了自己的事业后，拿破仑·希尔也时常用汽车上的录音机。汽车上总有几十盒录音带，一边开车一边听。汽车上还有一个电话和一个微型录音机，开车回家的路上拿破仑·希尔还能接电话，或口授信件，或把一个忽然闪现的主意用录音机录下来，以免忘了。

事前有准备，好好利用偶发的延误，这样你能把本来会失去的时间转化为有用的时间。正如亨利·福特说的：“大多数人是在别人浪费掉的时间里取得成就的。”

十善用与滥用会议

一家大公司的经理经常抱怨：“我一整天都在开会，我必须早到晚退，或是在周末时加班，才能做完每天固定的工作。另外还要研究大家在这些开不完的会中想出来的主意。”我们不需要说出这些抱怨者的名字，因为这是许多机构中的陈腔滥调。

会议主要的潜在的功能如下：

1、沟通。

为了宣布提高股利或任命新的董事而召集一群人。

2、解决问题。

为了寻求问题的解答，一群人共用脑力。

3、危机管理与灾害控制。

一群人聚集处理正在散布并可能造成冲突的谣言。

4、显示地位。

开会是一种仪式，总经理坐在总经理的位置上，董事则坐在最前面的位置，借以强调这些人是与众不同的。

5、友情赞助。

一群人集会表扬一位成员的得奖表现。

由于会议的多重功能，我们不能随便说：“不要开会，以公文传阅就行了！”因为召集会议的人也许打算做沟通已久的事情。参加会议也不一定与工作无关。对很多职业来说，开会就是工作；如果你的个性不适合这种形式的活动，你应该考虑其他行业或是相同行业中其他性质的工作。

如果你负责召开会议，以下是一些可遵循的原则：

如果你的目的是沟通信息，你不需要开会，除非迫切需要众人提出问题并解答，否则通知书或电子邮件会更有效。开会的好处是你知道公布信息时，有什么人在场，而且你可以当场评估语言和非语言性的反应。

如果会议的主要目的是解决问题，你可以在开会之前先利用通知或电子邮件宣布讨论的议题大纲并提供背景资料，让出席者可以开始思考解决方案，还可以请出席会议者准备相关的资料。面对面开会提供了意外惊喜的机会，出席会议者也许要等听了其他人的意见后才会想到解决的方法。

解决问题的新发展方向是一种称为群组的电脑科技：与会者在开会前或开会当时将他们的答案与反应输入电脑，可以当场看到其他与会者的意见，同时快速地解读、评估这些反应。因为意见不必记名，所以集体传输可以使比较不积极、层级较低成员的意见得以被注意、被评估。

如果有危机发生时，要召集所有重要人员开会，否则至少应以电话或电子邮件联络他们。他们会希望表达他们的意见，假如你不给他们机会，他们会责怪你。抱怨开太多会的人也就是这些批评从不开会的人，他们会抱怨领导人独裁，不让他们参与决定。

领导人需要强调和保持地位的仪式。假如你是策划会议者，这种仪式是强调组织结构的一种方式；但是不要做得太过分。为了加强领导地位设计的会议，如果出席率太低，还是不开为妙。

如果你能使会议生动有趣，达成其他的目的也就容易多了。

准时开会，不要以等候迟到的人来惩罚准时到达的人。有一些例外的情况，譬如等待计划的灵魂人物出席，等待迟到的演讲人。但是，毫无疑问地，这些都是例外。

首先以轻松简单的议题开始，然后渐入困难、耗费时间的议题。

不要离题，可印制会议议程。

注意时间与进度。在紧张、拘束、紧凑与轻松、自由、浪费时间之间求取平衡并不容易。将严肃与轻松的议题放在一起通常比较受欢迎，因为笑话或幽默的故事，即使说得不高明，也可以缓和紧张或沉闷的气氛。

会议完毕立刻结束。这一点对例行性的会议，如每周的业务会议尤其适用。所有议题都已经讨论完毕后即应解散会议，让想留下来聊天的人留下来，而需要离开的人可以离开。

多多练习。主持好一个会议是科学也是艺术，只有经过长久的磨练，累积了反应良好的经验后，才能掌握如何带动会议的窍门。许多这方面的大师，他们的技巧是在大专院校、社团中锻炼出来的，假如你的学校生涯早已是往事只能追忆，你还是可以在义工、社区，或宗教组织中磨练你的技巧。

十一粗心大意的人要培养求生技巧

我们每天有数百万小时的工作时间都流失在找东西上面：经理找乱放的报告、信件；研究者找乱放的书本、论文、引述；行政人员找乱放的收据、发票。即使这是一种通病，大家却很少想办法帮助粗心大意的人，时间管理的书籍也很少谈论如何应付这种弊端。幸运的是，许多粗心大意的人对社会的贡献非凡。但是，他们经常重蹈覆辙，花费几个小时找文件，宝贵的时间都浪费在唱回想曲上，沿路问每一个人：有没有看到报告？我的书？我的眼镜？我的钥匙？我的文件？这种伴随这些小插曲而来的情绪压力，可能小至轻微的坐立不安，大到紧张导致休克。

时间专家尤金在这方面就有深刻体会：“有一阵子，我的生活曾经突然暂时中止，煎熬了数小时——我找不到我的约会记录簿。对于不必依赖约会过日子的人，这个问题似乎不大，但是对我而言，这简直是惨剧。当时，不能作计划、不能接受邀请、没有办法做任何有建设性的事，我整个人忐忑不安。有人来电请我去他们的机构发表政策方针演说，我非常想去，但是我不知道是否有空。我连明天早上9点钟要做什么都不知道，更别提两个月以后的9点钟要做什么了。