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18。从纸张表格走向电子表格

全数字化的工作间通常称为“无纸办公室”，这个短语至少可以追溯到1973年。这是一个伟大的设想。不再有成堆的纸，因您根本无法在从成堆的纸中发现您要找的东西。不再在成堆的书和报表中翻来翻去，寻找营销信息和销售数字。不再有发错的表格，丢失的发票，重复的登记，不见的支票，或是由于不完整的文书工作引起的延误。

但是无纸办公室就像人工智能一样，属于那种“哪一天都可能会出现”的现象，似乎是无论如何也不会真正到来。“无纸办公室”这一短语25年前第一次出现在电话公司的行业出版物的大字标题上。施乐公司（尽管它从来也没有称之为“无纸办公室”）在促进这一概念上比其他公司都做得多。在1974到1975年之间，施乐公司讨论“未来办公室”，那里面拥有计算机，电子邮件及在线信息。在1975到1987年之间，几种行业出版物预言无纸办公室离我们不会太远，将会根本性地改变工作场所，但在1988年，盖茨尚觉得无纸办公室的景象还是很远很远的无法实现的景象。

今天的微软已经拥有了使这一景象成为现实的所有条件。图形计算和更好的分析工具使得我们可以容易地集成各种各样的数据。高性能联网的PC在办公环境中随处可见。因特网正将PC与全世界连接起来。然而，纸张消费还是继续每四年增长一倍，美国所有信息的95％还是保留在纸上，而只有1％的信息以电子的方式储存。文书工作的增长速度要比数字技术淘汰它的速度快。

1996年盖茨决定调查微软公司的工作方式，尽管它是用电子表格代替纸张的一大倡议者，但那时它还在使用纸张。令他吃惊的是，那一年公司印刷了3．5万份销售报表的纸质副本。盖茨要来了公司使用的每一份纸质表格的一份副本。厚厚的装订物来到我的办公桌上，里面装有成百上千的表格。在公司总部，光是采购部就有114种表格。公司的401（k）退休计划有8种表格——用于加入和退出计划，交换雇员信息，改变雇员的投资和缴款。每次政府改变了规定，公司就需要更新和重印这些表格并回收数千份旧表格。然而，纸张消费只不过是一个更严重问题，该问题就是：管理过程太过于复杂而且是时间密集型的。

盖茨看着这堆装订的表格，感到很惊愕，“为什么我们要有这些表格呢?这儿的每个人都有一台PC。我们也都已经联网了。为什么我们不用电子表格和电子邮件，把我们的过程流水化，淘汰掉这些纸呢?”

是的，然后盖茨行使他的职务的特权，取缔了所有不必要的表格，取代了所有那些纸张。更加精确和更加容易使用的系统出现，它使公司的人能够去做更有意思的工作。

分清事务的轻重缓急尽管在现代企业的神经系统进化过程中，从纸张表格走向电子表格是至关重要的一步，但应当利用这一改变改善企业中核心的重要过程，而不是仅仅把已有的过程流水化而已。

一旦准备就绪，一个数字神经系统很容易建立起来。好的网络、好的电子邮件系统、容易建立的万维网网页，这就是您需要用来消除内部纸上表格的一切。一旦这些基础设施准备就绪，就能够轻松地添加任意数目的内部网应用程序了。

微软的内部工具有两个目的：一是使用软件处理日常工作，减少知识型工人浪费的时间和精力；二是把雇员解放出来做更困难的工作和处理异常情况。微软的内部开发人员应用了“煮溏心蛋”规则。一个用户必须能够在三分钟内进入和退出一个管理工具。这一度量确保微软不会用一个笨拙的工具来自动化一个过程。

精简管理过程和内部商务过程，是改善微软雇员的整体效率的一个重要方法。微软在给知识型工人良好的内部工具的同时也向他们传递了一个微妙而又重要的信息。当雇员们看到公司解决了他们工作中的瓶颈问题，消除了耗费时间的日常性管理杂事，他们就会认识到公司珍惜他们的时间——而且希望他们能富有成效地使用他们的时间。要衡量您什么时候使工厂工人提高了效率是很容易的，但要衡量您什么时候使知识型工人提高了效率，这却很难办到。然而人人都知道，没有日常琐事分心、解除了常务负担的知识型工人会把工作干得更好。微软比别人更早一步发现了把纸张表格变成电子表格带给客户的好处就是，雇员将花费较少的时间翻阅文件，而会把更多的时间用于满足客户的需求。

有一件事我们是绝对明白的，那就是微软公司的员工回归过去的工作方式。微软将会有无纸办公室的预言是对的——只不过早说了几十年。