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优化时间管理向时间要效率（第1页）

优化时间管理，向时间要效率

哈佛大学校长艾略特曾说：“养成每天读10分钟书的习惯。这样每天10分钟，20年以后，你的知识水平一定前后判若两人，只要你所读的都是好的东西。”

对时间的有效管理直接关系到企业员工工作效率的高低。企业员工一生的绝大部分时间都是在工作，然而光阴似箭，时间的流逝是那样悄无声息又那样无情。那么，在有限的工作时间内一个人能否将所有预定的工作全部做完而且井井有条呢?亦或是总觉得有许多忙不完的事，工作纷繁复杂，还需要经常加班加点，结果还是遗忘了某些重要事情?若是前者，那么企业员工对时间的管理就是有效的。

有些职员整天在办公室忙忙碌碌，走来走去，书桌上各种公文及资料堆积如山，似乎每天都有忙不完的工作。这种人实际上是在对时间的管理上产生了偏差，由此造成工作效率的低下。他们不是忙得没有时间，而是没有管理好自己的时间。因此，企业员工不应被动地被时间牵着鼻子走，而应主动地把握时间、规划时间、管理时间，让有限的时间发挥更大的效用。

我认识的一位职员，总是笑脸迎人，泰然自若地待人处事，他将应处理的事、应完成的事在自己规定的时间内完成，非常有效率。在交谈中我们达成共识：一个不会管理时间的人，无论如何不会成为一个优秀的企业员工；同样，一个不会管理时间的人，他生命中的许多时光处在一种浪费状态中，并随时可能会浪费他人的时间。学会善于管理自己的时间，在某种程度上可以说，这也是为了更好地享受有限的人生。

员工不知道有效地管理时间来提高工作效率，这是每个老板都不愿看到的。一家著名公司的老板对我说：“我不喜欢看见报刊、杂志和闲书在办公时间出现在员工的办公桌上。我认为这样做表明他并不把公司的事情当回事，他只是在}昆日子。如果你暂时没事可做，为什么不去帮助那些需要帮助的同事呢?”他的话值得每一个员工深思。

刚刚参加工作的新职员，在掌握工作时间上往往会出现两种极端，一种是偷工减料，晚来早走；一种是无休止地加班加点。

如果你经常偷工减料，每天工作不足规定的时间，那么总有一天，你会被叫进老板的办公室。因为大家的眼睛是雪亮的，何况每一个人的工作量摆在那儿，你干少了，别人就得多干。也许有人很聪明，可以在相对少的时间内完成工作，但也不应该晚来早走。积极的做法是向你的老板说明个人的情况，争取更有挑战性的工作，这也有助于以后的提升；另一种积极的做法是用剩下的时间自学更多的东西。

如果你过分地加班，有时会带给你负面的影响，你的老板会认为你的工作能力不强，只能靠加班来完成任务。在许多企业，过分加班意味着你的计划没有做好，追究起来，是要承担责任的。一项任务，如果没有办法在计划内完成，解决的方法也不只是加班，你可以向你的老板解释要求修改计划，增加人手或寻求帮助等等。

工作的时间越长，越能显示自己的勤奋，有些人这样认为。其实，工作效率和工作业绩才是最重要的，整天忙忙碌碌但不出成果，并不是有效的工作者。

苏珊妮毕业后应聘到一家信息咨询公司，并被分配到这家公司新开设的汽车信息部跑业务。刚开始工作时，苏珊妮手头没有客户，她采用“陌生拜访”这种最原始的方式逐个宣传公司的业务，其间陪尽了耐心和笑脸。但是这个失误的计划，使她在工作一段时间之后，并没有发展多少客户。公司采用的是佣金制，即完成多少工作量，发相应数目的薪金，由于没有多少业绩，发薪的日子，看到别人兴高采烈，她却只能独坐一隅，任凭伤心的泪水恣意滑落。

分析失败的原因，苏珊妮找到了自己致命的弱点：业务不熟，计划不详。于是，她积极地学习，用心总结和研究客户的心理，重新制定出自己的工作计划。3个月后，苏珊妮的签单数量不断上升，佣金日渐不菲，业务主管那张铁青的脸，也逐渐变得笑容灿烂。

作为员工，勤奋好学是老板最喜欢的。想要迅速获得老板的赏识，最好的方式是尽可能提高工作效率。尤其当你面对堆积如山的工作时，先不要慌慌张张，而是要思考如何高效率地分配时间。只要事先分配好时间，并安排事情的先后顺序，就能轻而易举地一一处理。

凡事都有轻重缓急，重要性最高的事情，不应该与重要性最低的事情混为一谈，应该优先处理。大多数重大目标无法达成的主因，就是因为你把大多数时间都花在次要的事情上。所以，你必须学会根据自己的核心价值，排定日常工作的优先顺序。建立起优先顺序，然后坚守这个原则，并把这些事项安排到自己的例行工作中。

帕莱托定律告诉我们：应该用80％的时间做能带来最高回报的事情，而用20％的时间做其他事情。记住这个定律，并把它融人工作当中，对最具价值的工作投入充分的时间，否则你永远都不会感到安心，你会一直觉得陷于一场无止境的赛跑里头，永远也赢不了。“分清轻重缓急，设计优先顺序”，这是管理时间的精髓。

“20：80”原理对时间使用者的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80％的时间，你也只能取得20％的成效。你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只花20％的时间，即可取得80％的成效。

许多人在处理日常事务时，完全不考虑完成某个任务之后他们会得到什么好处。这些人以为每个任务都是一样的。只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。或者，他们愿意做表面看来有趣的事情，而不理会不那么有趣的事情。他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排队，确定主次。在确定每一天具体做什么之前，要问自己三个问题：

◇我需要做什么？——明确那些非做不可，又必须自己亲自做的事情。

◇什么能给我最高回报？人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上，即所谓“扬己所长”。

◇什么能给我们最大的满足感？在能给自己带来最高回报的事情中，优先安排能给自己带来满足感和快乐的事情。把重要事情摆在第一位。

不少管理者都有这样的感慨：“忙了一天。也不知道忙了什么，时间还不够用。”其实，只要有效地运用时间，就可以提高工作效率，在相同的时间里做更多的事，而且做得更好。那么如何才能有效地运用时间呢？

◆按照事务的类型来安排时间

大致来说，事务可以分为四种类型，管理者花多少时间，应视其类型而定。

◇紧急而且重要。包括与客户洽谈业务、未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎，必须花上整天的时间来处理，直到解决为止。

◇重要但不紧急。包括远景规划、产品创新、人才培养、组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做。但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间，管理者就是“不务正业”。

◇紧急但不重要。包括批阅日常文件、工作例会、接打电话等。这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花去过多的时间。

◇不紧急也不重要。包括可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。对于这类事务，管理者可先想一想：“这件事如果根本不去理会它，会出现什么情况呢？”如果答案是“什么事都没发生”那就应该立即停止做这些事。

◆每天首先着手最重要的工作

一般而言，在办公室里你每天都必须处理许多事务。不少人错误地认为，他们可先处理好最次要的事激励自己，最后才面对最重要的工作。这其实是一种不经济的利用时间的方法。把它拖到最后来干，他们经过一天的工作，大都已疲惫不堪，很难有足够的精力来考虑它，时间也不会很多，想把它做好很难。他们这样做的根本原因，是因为内心深处有畏难情绪，回避最重要的工作。作为一名出色的上班族，一定要克服这样的心理倾向，首先着手最重要的工作，用足够的时间精力来处理它，并把它办好。

美国托马斯·爱迪生说过，世界上最重要的东西是“时间”。

可见，一个人、一个团队能否在自己的事业生涯中取得成功，秘诀就在于搞好时间管理。