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提出解决方案会议（第2页）

会议的频率

管理小组需要多长时间召开一次会议取决于有待解决的问题的数量、问题的复杂程度、以及小组的效率。

根据统一安排，各个小组最好在同一天同一时间召开会议。

由于经验不足、工作量大，新建成的小组刚开始不得不经常召开会议。

每个小组都会逐渐积累经验，决定它多长时间需要开一次会来解决问题。

有些小组需要每天早上都开个短会。即使某个成员、甚至领导缺席，小组也要照常开会。

会议持续的时间

会议应该在严格规定的具体时间内召开。

各小组的会议不应该持续召开两个小时以上。

小组应该多召开几次会议，而不要一次会议持续得太久。

经过一些实践，各个小组应该根据本单位的需要和疲劳因素来决定会议持续的时间。

会议的优先地位

相对单位的其他要求而言，小组应该首先考虑其会议的重要性。

出席小组会议要比公司里的其他活动更重要。

每个小组成员应该妥善处理电话，以免中途离开会场。

如果公司里有比让一个人出席小组会议更重要的事情，管理小组可能会希望领导负责拍板定夺。

候补成员

每个成员都应该指定一个候补成员，以便在他缺席时代替他参加会议。

每个成员都应该及时把会议内容告诉候补成员，使其能够出色地完成任务。

每个成员都应该赋予候补成员充分的权利，代表其部门在会议上发言。

会议地点．

在工厂之外的地方，边就餐边开会通常没有效果。

安静、舒适、封闭、桌椅齐备的会议室是首选的会议场所。

会场布置

所有的会议都应该备有黑板或写字板。

每个成员都应该就座，这样人人都可以看到对方。

领导应该缩小与成员的距离，不要总坐在首席。最好给组员提供桌子做记录。

会议上应备有咖啡，成员可随时饮用。

会议记录的作用

小组应该找出合适的方法来记录会议进程。

有些小组有固定的记录员，有些小组则是成员轮流做会议记录。领导不应该做记录；他或者她的时间应该用于其他的事务。

小组应该决定需要记录的内容。小组最好只记录形成的决议、尚未解决的问题的处理方案，讨论中出现的需要列入以后议程的问题、任务分配方案、以及下一步要采取的行动。

记录完某一具体事项之后，记录员应该向全小组征求意见，以确保记录准确无误。