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提出解决方案会议

这种会议经常被称之为“头脑风暴会”。亚力克斯·奥斯本首先杜撰丁这个术语，用来描述一种集中集体创造力来解决问题的方法。小组选定一个问题（可能是在明确问题会议上提出的），集中精力寻找各种解决方案：

?我们如何能够减少打长途电话的次数和时间?

?我们如何减少日常的文书工作?

?我们如何增加这种或那种产品的销售量?

?我们如何才能使学校的教学更加生动有趣?

?我们如何才能使各类产品的疵点降到最少?

?我们如何能够改进医院中病人的护理工作?

如果领导对员工任加评判，不虚心接受意见，这样就会挫伤员工的积极性。鉴于这种情况，正式的头脑风暴会需要遵循以下原则：

?不要有任何评判。

?畅所欲言，“随心所欲”，思想不受约束，任意驰骋。

?重视别人的意见。

?从多方面看问题。

由于会议的目的是收集尽可能多的问题，因此要让团队成员尽量不去论证自己的观点--发言要简洁明了，节奏明快。

某个团队成员（经常是领导，但不必一定是领导）把意见快速记录在卡片上、黑板或者记事板上，过后将它们分类整理，为下一步工作--意见评估（通常在以后的会议上完成）--做好准备。

领导的主要职责是听取意见以便日后进行评估，提醒成员发言简洁，鼓励成员发挥创造力，保持·快节奏。会议结束时，成员希望听到他们的意见被当众宣读。当然，如果意见是被记录在黑板或者记事板上，则可免去宣读。

会议气氛可以非常活跃；成员通常都积极踊跃，热情高涨。他们总会为问题的数量和独特的解决方法惊叹不已。

评估方案与决策会议

如果问题在前次会议上已得以明确，或解决方案也已经找到，领导就可以专门召开会议，进行第三步和第四步，继续解决问题--评估解决方案、做出决策。一般来说，这两个步骤最好一起进行，因为在评估的基础上会自然而然地商讨出最好的解决方案。，

不像前两种会议那样，以评估方案和决策为目的的会议只限少数人参加才能保证会议效率。多于9到11人，会议效率就会很低，很难在决策时达成一致意见，成员将不得不以投票的方法做出决定（后面会更多地谈到投票的弊端）。

实施决策会议

领导可以单独召开会议，专门请团队成员参与讨论如何实施先前做出的决定--决定由谁做，做什么，什么时候做。我注意到许多管理小组做出了英明的决策，但是却忽略了同样重要的一个步骤，那就是制定计划来保证决策的实施。

尽管领导们可能能够单独完成这项任务，但是当把不同的工作随意分配给不同的成员时，他们应该注意到成员也能提供相关资料以保证决策的有效实施：谁有经验，谁有时间，谁愿意参与决策的执行，谁不愿意，谁有足够的人员，谁有相关资源（知识、数据、技能、设备）等等。成员的参与能比领导单干制定出更好的决策实施计划。

管理例会

有人经常问我顶好领导应具备的最重要的条件是什么。我的答案总是“定期召集管理团队开会解决问题，做出决策”。也就是说领导们要学会如何有效地组织会议。

有句老话：“有效率低下的公司，就一定有不召开管理会议或者其会议组织能力低下的领导。”尽管这句话有些以偏概全，但我曾担任过许多公司或集团的顾问，多年的经验表明这句话是有道理的。

尽管听起来有些学究味，我还是要说，大多数关于组织管理的课本和杂志都表明，专家们一致认为，领导们出色的工作表现与他们以下的努力紧密相联：他们认同（和提倡）以下观点--“组建团队”、“群体管理”、“双向交流”、“互相满足需求”、“保持团队凝聚力”、“保证人人平等”、遵循“Y理论”（道格拉斯·麦格雷戈的通力协作、共同参与的管理理论）和阿吉里斯与舍思提出的“模式II”（这是-一种民主方式，领导和有能力的职员共同管理，充分发挥每个成员的才干）。

如果在现实中领导们不是以这些理论为指导来组织会议并使会议发挥作用，这些观点将只会是大学中商学院的教授和学生空洞抽象的纯学术研究。

在开发方案3中，我们列举了群体决策会的诸多益处。现在我要提出一些有助于提高会议效率的方法。

提高管理会议效率的方法

许多行政官员、经理或主管不知道如何定期组织召开管理会议以及如何令其发挥作用。管理小组并不是一开始就能够顺利高效地解决问题的，他们随着时间的推移逐步获得了这种能力。根据我在帮助领导组建高效管理团队方面的经验，我认为领导们及其管理团队必须处理好17个程序上或结构上的问题。

并不是所有的方法都适合每一个管理小组。有些方法更适用于中层和高层的管理会议，而不适合一线的管理会议。而且，一些建议只适用于理想状况。在实施当中，具体的条件可能会使领导们无法采取我的某些方法--比如说，在配有黑板和写字板的会议室开会。（我曾见过在工厂的角落里，小组成员坐在破旧的凳子上召开高效的管理会议）。

最后，我要强调这些方法适用于思想和态度上都做好准备的领导，他们愿意将小组建设成为团结一致的解决问题和决策的管理团队，愿意为所有的组员提供机会，让他们参与问题解决过程的6个步骤中的每一步。