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第四章小公司如何盘活资金（第2页）

在某个特定时日，对收回某笔账款应采取哪些措施?

这笔账是否应移交律师才能收回?

对这些问题的回答在很大程度上决定于企业过去处理账目的经验。应该系统地处理日常的信用与收账问题。这样，当发生可比事件时，可采取类似的方法进行处理。常规事物可按规定的方针处理，而非常规或特殊情况应尽快地报告业主或经理。瑞奇·伍尔森的经历值得研究。

瑞奇·伍尔森是伍尔森汽车加油站的业主，遇到了严重的信用问题。在3个月的时间里，他的加油站由2个发展到6个。他亲自出马雇用了全部雇员并教他们管理信用。但是，仅仅又经过了3个月时间，他发现相当多的无法收回的旧应收账款。瑞奇的记账员花了两个多月时间了解到那两个新来的服务员（他俩仅在晚上工作）正在将信用提供给那些无法收回的顾客。事实上他们也将信用提供给大量信用风险名单“榜上有名”的顾客。按照规定，应该每天在办公室核对赊销账目。但是由于办公室工作超负荷，这个重要规定被大家忽视了，因而导致上述损失。

如果瑞奇坚持执行原来制定的证明是确实有用的制度。伍尔森加油站的损失本来完全可以避免。但由于缺乏计划和严格的信用纪律，他付出了昂贵的“学费”。如果他及时采取了预防措施；这些损失本来是可以避免的。

信用与收账管理的诀窍集中到一点就是明智地利用诸如银行、供货企业的信用组织和其他企业经理之类的外界财务信用组织和个人。

3．盘活资金的另一重要手段——采购与存货管理

材料的采购与控制和存货的保管对小公司来说，是最重要的工作之一。老板的大部分资金被投人到购买原材料、商品、配件、车间及办公室用品、机器设备以及木工、电工、除酸工、油漆工和其他工人的劳务上。老板完成这些购买活动的效率决定着资金利用率及边际利润，将消耗的材料成本与损益表上的数据联系起来就能看出采购与存货管理的重要性。因此，老板可能要制定材料采购与存货方案。他既可以亲自过问此事，也可将它分派给骨干下属。

无论价值多少，买来用于生产和再销售的材料必须予以控制。如果老板有志于盘活资金，实现低成本，那么采购不失为一个机会。采购制度必须随企业的发展而发展。尤其是当老板开始下放权力和责任时。即使业主已与供应商谈妥了价格，采购单的日常处理、购买、催货、收货、检验、讨款等环节仍需制定正确的程序。

一个快速运转的小公司，其采补制度应具有以下特点：

（1）它应该迅速、容易和准确地填充材料需要；

（2）它应该是简单而基本的；

（3）它应有确定、清晰和可理解的程序，使老板避免高代价的重复和错误；

（4）采购活动中的每个步骤都应有确定的责任，任务应分派给收货人、记账员和负责购买和催货的人；

（5）它应该既能处理材料需求的增加，又能处理材料需求的减少。

为了防止丢失收货记录和避免收货部门发生偷窃，可以使用预先编好连续号码的收货记录表。通常这些记录表一联保存在收货部门，另一联与材料一起流动或送至办公室。自动按号码顺序保存这些记录，按日期归档。当货已收到时，收货原始记录就被送到记账员处，准备一旦收到发货票就付款。然后，记账员将办公室的收货凭单按号码归档，这样就能确保收货部门的每份报表都送至办公室，避免了办公室的混乱，同时使得收货部门的全体成员保持警觉，因为他们必须核实签收的商品。

采购职责包括：寻找货源、谈判成交条件、运货直至取得符合一定质量要求的商品。大供应商可能被劝说提供有利于小企业的特定成交条件和服务。这条件和服务包括：对集中采购的低价优惠，延期信用，仓库储备和产品技术帮助与培训及其一般的管理与推销帮助。

材料控制的每个环节——商品接收、进库、材料加工、商品保管、挑选、归堆、搬运、装车至最终消费者，都可能造成破损。因此，老板必须指挥专人负责收货、保管和搬运等工作。每个管理商品的人都应保存有关的记录，以便追踪发现的问题。

实用的存货控制方法是观察、实物核对或连续盘存记录。在小公司中，普遍把观察与实物核对当做基本控制方法。对设备一类的价值较多的物品，有必要实行连续盘存。但连续盘存记录卡往往很不准确。在使用时，这些卡片通常反映需求或销售额、购买历史，配件或商品接收、分发和发货的记录。老板必须决定哪种存货控制最适合于自己的企业。

老板应该力争拥有足够的商品和用品存货，以确保企业生产的低成本或随时满足消费者对制成品的需求，确定各种产品、材料和货源的存货余额，以有效地利用企业资本。需要大量挖掘各种信息，将本企业的存货周转率与类似企业的存货周转率相比，可以测量企业存货管理的效果。

小公司的老板可以比大的竞争对手更有效地进行存货管理。因为他们与采购过程、顾客、仓库和车间的联系较为密切，这有助于对整个局势保持严密监视。但是，只有在老板认识到了这样做的重要性并且愿意这样做时，才可能做到这一点。

美国·特鲁普的涂料零售店的例子有助于我们认识采购与存货管理对于小公司盘活资金的重要性。多年来，瑞奇及其全家依靠特鲁普涂料店过着富裕的生活。在过去两年里，涂料价格的竞争更加激烈。另外，他的两个主要供应商引进了大量的新型涂料。不久，瑞奇发现自己无力偿还和承担商业债务。上一年的销售额增加了，但价格较低，毛利也较少。特鲁普的涂料存货塞满了仓库。面对拮据的现金状况，瑞奇召见了公司的会计师，看她能否帮助他。按惯例，会计师只是每年编制税款申报单。会计师要求盘一次存货。在前些年里，她很少参加存货盘存工作。然而，她确实检查过存货的定价。这个会计师与瑞奇和三个助手花了整整1周时间进行这次盘存。使瑞奇感到震惊的是，直到最近进的一些新品种之前除了过量的基本存货外，还有大量很陈旧的存货。因为进货太多，新的产品也大量积压。

会计师认识到，账面上反映的存货水平是非常保守的。经过认真审订的现时存货，反映的是公司存货的最准确的估计值。损益表表明公司正处在平衡点或微有点亏损。会计师告诉瑞奇，要到下次盘存之后，她才能准确地掌握公司的经营状况。她认为，存货必须大大裁减，以改善公司的现金状况。瑞奇·特鲁普还面临一些进货上的主要变化，他的竞争对手是颇具挑衅性的。为此，瑞奇分别与两个主要供应商谈判。其中有一个显得特别热心。瑞奇将大部分业务交给这个供应者。这个供应者除了向瑞奇提供进货方便外，价格也较低。结果从另一个供应者的进货减少。这样，瑞奇通过对采购与存货的有效管理，盘活了资金。从而涂料店渡过一段困难时期而幸存下来。特鲁普公司从一个保守的零售涂料店变成了一个富有进取性的推销店。

必要的投人不要含糊

各种生意都有必要的投人，和尚还必须有一钵方能云游天下。做生意的过程中，大家都很功利，没有时间与精力慢慢来，双方往往通过一些行业的经验来相互判断，其中，进行必要的投人是判断您与您企业身价的重要媒介i因此，您千万不可以在必要的投人上斤斤计较，含含糊糊，这可能会耽搁大事。

各行各业中必要的投人大不一样，这也是行业专业知识的内容。例如，零售行业讲究门市的位置、面积、装修；生产企业强调专业设备、技术人才；服务行业突出员工素质。您一定要理解什么是必要的投人，不要搞错方向。一家面向工薪消费对象的百货商场，过于高档的装修，可能会得到相反的效果。

老板往往将自身与事业合二为一，因此，您一些个人的装备也是必要的投人。例如，装备些必要的名牌，买一辆车等。当老板得有老板的样子，否则别人不会认为您是成功的老板。大老板则例外。

必要的投人意味着您一定要花的钱，既然是必须要花的钱，您含糊也就没有一点意义。

牢记一点，99％的人是以貌取人，剩下的1％，也不会无缘无故就讨厌相貌堂堂的人。人如此，企业同样如此。

必要的投人到位之后，客户对您与您企业的信心将增加很多。仔细想一想，我们大都是这样为人处世的。

在所需设备上不可吝惜

买房者通常都不想购买那种缺少某些设备的房屋。居住用的房子应当设备俱全，工作用的房屋也应如此。你只有在自己的I作环境中配置了优良设备，工作时间才不至于不必要的拉长。产品质量才不至于低人一等，业务才不至于缩减。你千万不要在这方面表现得草率，草率者十有八九是难于兴旺发达的。

让我们看一看经营木器的家庭式企业老板李先生吧，把他当做贪小失大的典型来考察一番。李先生生产的家具漆得很漂亮，又十分结实，光是赞誉就使他有了数目可观的客户。为了提高产量，他十分需要一种电锯，他发誓只要某一种电锯上市，他就要买一台。可是，几个月过去了，那种电锯未能上市。由于他的那台旧锯已无法应付日益增多的订货，客户的订单使长期耽搁，不能及时供货，后来又不得不取消客户的订单。于是，对他的赞誉显著减少了，业务也随之清淡起来。王先生还不明白到底发生了什么。其实只是因为他不肯多花费一小笔钱去购买另一种电锯，而使得他最终要承担不知大多少倍的损失。

李先生的思维方式在小本经营者中并不是个别的。大部分小企业老板并不富裕，他们总是以创业者的身分来考虑问题。对于所需设备也持能省则省的态度，结果这只会引起生意的萎缩。设备只要有助于更快、更节省、更容易地生产更好的产品，就必须立即购买，即使再过一段时间这一设备会更便宜，也还是要立即购买。为了这一目的，即使借点债也不必害怕。生意投资的欠债同日常消费的欠债是两回事，应当做提高销售的正面行为来考虑。