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如何进行时间管理（第1页）

如何进行时间管理

你有没有想过或计算过你这一生能活多少天?不妨先估计一个数字看看：20万天?50万天?或80万天?

当你按平均年龄60岁算，一年365天，60年才活2万天左右时，你会大吃一惊，你的漫漫一生结果才有两万多天!这两万多天里包括了你的童年、你的睡眠、你的吃喝拉撒时间，如果除去这些时间，你的有效工作时间仅仅只有一万天左右!

可怕吗?可怕说明你已经意识到生命短暂，时光无情。时间对于任何人、任何事都是公平的。当你有效利用时间时，它显得宽厚大方；当你无所顾忌浪费它时，它就显得吝啬、专制与无情。如何让你如此短暂的一生活的更有意义，更有价值，那么请对自己有限的时间进行管理。

作为一名管理者，你不仅掌握着自己的时间，还掌握着自己员工的时间，所以你更应该学会如何有效地利用时间，节约时间，从而实现你的自身价值，并让你的员工更好的实现他们的价值。

时间管理对于管理者有两个含义：一是管理者对于自己的时间管理；二是对企业时间的管理。这二者在一定程度上是合拍的。因为管理者对于自己时间的管理运用的目的是把企业管理得更好；但对于企业时间的管理，就不能包含管理者自己的私人时间了。

美国麻省理工学院对3000名经理做了调查研究，发现凡是优秀的经理都能做到精于安排时间，使时间浪费减到最低限度。《有效的管理者}一书的作者杜拉克说：“认识你的时间是每个人只要肯做就能做到的。这是一个人走向成功的自由之路。”这话说得非常妙，即，一个能够管理自己时间的人，才能管理别人，因而，他自己才能走向成功。

那么，我们应该怎样认识时间并进行时间管理呢?

1．提高工作效率，有效利用时间。善于应付“自由时间”与“应付时间”。“自由时间’’属私人时间，应付时间属企业时间。必须做的事，要一次做完，一次做不完的也要从速进行。一般性的事情要当即处理，拖下来难免有遗忘，再回忆时，需费时间。复杂的事情问问“要不要做”，“由谁来做”，“怎么做”，在思考上花时间，行动上就能省时间。善于集中时间，且忌平均分配时间。把时间集中在重要的、关键性的少数活动上。从最重要的事情做起，依次做那些次要的。星期一、二精力充沛，把最重要的事放在来做可以收到更好的效果。最后，要善于利用零碎时间，这足以使一个人获得成功。

2．事事有计划，合理安排时间，制订做事先后顺序表，相对集中时间进行归类处理文件、回信等例行工作，尽可能避免零敲碎打。形成自己的工作节奏。一周里，各天的安排要有个规律性，大致不变；一天中，也把自己的时间大致分成几个时段，相对固定。固定或约定下级的工作汇报时间，或定期到下边去。若下级请示工作要面谈，那么让他定地点，由你合理定时间。

3．该做的做，不需要的不做，避免浪费时间。学会只做你值得做的事。利用办公室以外的地方办公，不在有电话的房间里谈话。养成记工作笔记的习惯。一天，或两天，要整理一次自己的工作情况和安排，随时记录遇到的新情况、新信息。工作时间应掐断电话或由秘书记录电话，并约好通话时间。

作为管理者，每日都不可避免地开很多会议，处理很多电话，这两方面正是时间管理中的重要课题。下面我们就会议管理和电话管理两方面来具体介召如何进行时间管理。

（一）会议管理

如何有效地开好会议是管理者们共同面临着的一大难题是。会议太多太乱，就会使你陷人为了会议而会议的泥潭，浪费大量时间；不开会议或会议太少也不大现实，因为一个企业或公司，一年四季总有许许多多值得开会研究的事情，没有这些会议，上下就不能通气，好的决策就不能形成，信息就得不到交流，工作目标就有可能落空。但如果发现会议太多，而且会议的时间在总量间四分之一以上，那一定是一个浪费时间的不健全组织

因此，作为现代高层管理者的共识，“会议管理”作为一项管理技能被提上议事日程。

会议管理包含两方面内容：一是为了达到最佳会议的效果要如何减少不必要会议和缩减必要会议的召开时间；二是为了避免纠缠与争论，以利于有效管理，会前一定要了解每一个出席会议的人，做好应付准备，以便于有的放矢。

美国企业管理巨子在表述他的会议管理之道时说：

“我本人也承认对内部会议有很复杂的想法，不管是由我主持的，还是由别人主持的。我知道召集会议对公司内部的交流和决策是必须的。但如果这些会议名正言顺地被当做公司日常活动，慢慢地它们就泛滥成灾并失去其必要性。这些会议可能成为人们互相挑刺或进行自我辩解的场所；人们通过提出尖锐的问题来得分，却没有人去考虑做出妥当的回答。人们的自尊心或者大大膨胀或者一落千丈，其原因仅仅因为某某人是否被邀请参加了某次会议。

也许正是因为这些复杂的情感，我的会议充其量也只能得到部分成功。因为我本人一年枷天每天24个小时任何时候都有可能参加会议。我对一个会议让谁参加，需要多长时间，将讨论什么问题都有非常明确的想法。为此，我主持的会议从来不会太长。我总是根据我的时间表，尽量压缩会议时间。我们一开始就极有效地讨论一个问题，然后将其他几个问题很快过一遍，人们就收起笔记本干别的事了。”

从中可看出，有效的会议管理是非常有必要的。从麦克科迈克的讲话中孕含着会议管理的精髓，希望各位读者能从中好好品味。

（二）电话管理

电话管理是现代管理中最省时有效的管理之一。“用手指代替脚能够得到同样多的信息”，尤其是对于遍布全国或远涉海外分公司的总管理者来说，这无疑是最好的方式。自从1876年3月10日，贝尔打了全世界第一个电话，到现在，在某些城市，电话甚至比人还多。不管你从事什么行业，在公司里担任什么职务，你会发现，大家都在利用电话联系事情，有电话会议、电话商谈、电话定送货物等等。如果你是一名企业管理者，你此时一定更清醒地意识到，你在过去的管理行为中，有许多命令、指示、商谈或约见都是通过电话完成的，你已经在不知不觉地运用着“电话管理”。

美国管理巨子麦克科迈克也非常重视电话管理，他曾介绍经验说：

“我努力与很多人保持着联系，并倾向于简短的电话，很少超过5分钟。结果自然是通过付出大笔的电话费，减少了耗资巨大的失误，抓住了很多事机。

我与经理们约定通话时间就像安排一个重要会议一样坚决。我经常在半个小时之内安排8个电话，每次的开场白都是：‘有什么新情况?’接下去通常是一段准备得很好的项目报告，或者是对方正在开发的项目，或者是正在进行的项目，也可能是已经完成的项目。他试图含糊其词或忽视了的问题，通常就是我们应该多花一点时间专门讨论的问题。

打电话是为了交换信息，不是为了玩弄权术。我从不会因为考虑先和谁打电话，或为什么某某人不接我的电话而辗转反侧。但是电话交谈具有一种很多老板没有注意封的力量。在时间上安排恰当的电话可能会成为强有力酌管理手段，督促人们去行动，不是仅仅使他们感到自己没有被遗忘。

例如，我打的电话往往穿过好几个时区。于是我将纽约至伦敦的电话安排在伦敦时间上午9点，原因是这个时间对我的经理和我自己都是最方便的时候。同时我也能想像到这个电话还可能会使他们很感动，并受到激励，因为这个时间在我所处的时区里刚刚清晨4点半。我觉得让他们体会到我这么早就起床与他们通话，使他们感到我们之间的谈话很重要，是一件很好的事。坦白地说，我频繁地给我的经理们打电话，有时候是因为我觉得我比他们自己更能有效地安排他们的时间。”

你是否意识到了电话管理的重要性呢？

其实，在今天这种商业挂帅的社会里，几乎所有决策者都会请公司员工代接电话。这种做法通常会令人感到决策者遥不可及，员工都处在警觉状态里。如何才能使员工（秘书）很好为你进行电话筛选与过滤的管理?给你的秘书提供—份不需过滤的名单——家人、朋友、高阶资深主管、董事会、外聘顾问、事务代理人等。明确告诉秘书当天必须要接听的几个电话。

而且在接电话时一定要讲究技巧，废话要少说，长话要短说，除专业任务外，还应兼及部下的生活，结束通话时，记着说几句鼓励下属的话或祝福语，以示关怀，做到情感沟通。

时间管理还包括很多方面，由于篇幅有限，这里就不一一介召了。