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第七篇 思考再前行动在后2（第3页）

———《财富500强员工精神》

在我们开展工作前，首先应考虑的是如何用最简单、省力的方法去获得最佳的成效。对一个人来说，要的是事半功倍，而非事倍功半。

正确地处理工作忙乱的问题，需要你做事有计划和有目标。这样你就可以把所要做的事情要排出一个顺序，有助你实现目标的，你就把它放在前面，依次为之，并把它记在一张纸上，就成了顺序表。养成这样一个良好习惯，会使你每做一件事，就向你的目标靠近一步。

无论你做的事是多是少，都要拟定一个程序表，尽力按着程序表去做。如果你的工作只需一小时做完，便在一小时之内完成它，其余的时间去玩乐放松。本来只要一小时的事，而拖延到一天才做完，实在是愚蠢。如果你的事太多，而时间不够，则选择最重要的做好，把不重要的删去。

工作过度而吃力的真正原因并不是工作太多，丽实在是因为没有计划，没有系统。那些习惯毫无计划地工作的人，总是这样想着：“我必须工作，我必须工作，我必须工作。”可是，没有计划，你很可能被一些不在计划之内的事缠身，该做的事就做不完。如果你就是管理者，你就不能管理工厂里的员工，不能训练他们的专业知识，不能叫他们制造出来产品。如果你每天有计划，那么你在每刻钟之内，都应当晓得做什么事。

罗斯福总统是一个注重计划的人。他时时把他所该做的事都记下来，然后拟定一个计划表，规定自己在某时间内做某事。如此，他便按时做各项事。通过他的办公日程表可以看出，从上午9点钟与夫人在白宫草地上散步起，至晚上招待客人吃饭等为止，整整一天他总是有事做的。当该睡觉的时候，因为该做的事都做了，所以他能完全丢弃心中的一切忧虑和思考，放心的去睡觉。

细心计划自己的工作，这是罗斯福之所以办事有效的秘诀。每当一项工作来临时，他便先计划需要多少时间，然后安插在他的日程表里。他既然能够把重要的事很早地安插在他的办事程序表里，所以他每天能够把许多事在预定的时间之内做完。

在制定日计划的时候，必须考虑计划的弹性。不能将计划制定在能力所能达到的100％，而应该制定在能力所能达到的80％。这是工作性质决定的。每天都会遇到一些意想不到的情况，以及上司交办的临时任务。如果你每天的计划都是100％，那么，在你完成临时任务时，就必然会挤占你业已制定好的工作计划，原计划就不得不拖期了。久而久之，你的计划失去了严谨性，你的上司与会认为你不是一个很精干的员工。

另外，要学会将工作分类处理。工作中的每一项都很重要，但也需要将工作分类。分类的原则主要包括轻重缓急的原则，相关性原则，工作属地相同原则。

轻重缓急包括时间与任务两方面的内容。很多时候员工会忽略时间的要求，只看重任务的重要性，这样理解是片面的。

员工在接收工作任务的同时，都被要求在规定的时间内完成。时刻将时间与质量两个要求贯穿在完成任务的过程当中，并尽可能提前。将任务完成的时间定在提交任务成果的最后一刻是很不明智的，这与上面提到的计划的弹性是一脉相承的。因为，事情总不一味按个人主观设定发展。当应当提交的任务与临时的事项冲突时，就陷入了两者不能兼得的被动状态。一个能每次按期完成工作任务的管理员工，即使不天天加班加点，即使不显得终日忙忙碌碌，也会让主管觉得你是一个让人放心的人，而不会天天追问你工作的进度如何了。

相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待。因为工作有连续性，任务可能是过去某项工作的延续，或者是未来某项工作的基础，还会涉及多个部门或是岗位。所以，任务开始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工，或是某些环节影响整体工作进度。

工作有很多中间环节，彼此间需要协调。有的员工在做某项工作时往往只偏重于自己本身所应完成的职责，将工作传递到相关工作部门与工作岗位之后便听之任之了。更有些人缺乏与同事配合的意识，把早已经办好的工作，不是及时地交给下一道工序的人员，使工作尽早完成，而是压在自己手中，迟迟不交，直到最后才慢吞吞地交出来，造成后序人员的工作压力。这样，也会影响工作的按时完成。在检查工作结果的时候，所在的中间环节又各自抱怨给予他的时间太短了，或者是某个中间环节耽误的时间太久了等等。而工作结果只有一个，那就是没有按期按质量完成工作，你的业绩等级被打了折扣。

作为一名员工，要把握工作的完整性。在工作中，要考虑相互协调配合的问题，在自己这个工作环节，尽可能地抓紧时间，及早将完成的工作传交给下一道工序的工作人员，使他们能够有充足的时间去完成后面的工作，以免其中的某个或是某些环节影响整体工作进度。

工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一点对现场工作员工犹为重要。如果这一点处理的好，可避免在现场、自己的办公室、物资部、监理、业主及其他部门之间频繁接触。既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率，何乐而不为呢？

在日常工作中，有些员工总是喜欢把事情往后放，搁着今天的事不做留待明天。很多事情因为做得不够及时而被耽误，效率也就难以得到保障。

我们每天都有每天的事。今天的事是新鲜的，与昨天的事不同，而明天也自有明天的事。所以，今天之事应该就在今天做完，千万不要拖延到明天！拖延的习惯往往会妨碍我们做事，会摧毁我们的创造力。

9、一切行动按计划进行

诗人保罗·瓦勒利曾经说过：“一首诗从来没有完成的情况，只有被放弃修改的状况。”

我们都知道人们永远都在修正自己的工作——编辑、提炼、重新做一遍，试着让它更完美（而不管这意味着什么）。他们不知道什么时候该停止修补。

———《财富500强员工精神》

明白何时该停下来和明白何时开始同样都很重要。你怎么才能清楚某件事情不但是自己能做到最好，而且事情本身也已达到最好的状态了呢？

有些人非常幸运地拥有把他们一切手忙脚乱的工作告一段落的标志，然而这个停止的标志是人为的和规定的。比方说作者有交稿的期限，剧作家的作品有严格的规定的开演期限，电影导演都有一个固定的首映仪式日期，画家和雕塑家有在画廊的展览日。这种日期的限制都提醒他们，何时应该结束。

这个问题在当你是为了自己而工作和自愿工作时，就变得更具有技巧性。

你在某一天决定收拾一下杂物。你如何知道自己何时就算把清洁和整理的工作做完了？从理论上来讲，一件十分洁净的屋子就是一间空屋。然而这样的想法并不会阻止你继续去收拾屋子，把不想要的东西扔掉，把书整齐地摆放到架子上，折叠好衣服，把它放进合适的柜子里，归类好纸张，把它放进文件夹里，铅笔、夹纸用的夹子以及软盘都各归其位。然后，你进行打扫、擦洗、掸灰等步骤。要是你能把这些做得很好，那就表示你有整理杂物的系统能力：你把剩余的空间分配给了你的杯子、钥匙、钱包、还有拖鞋，如此一来，你就能方便地找到它们：你把琐碎的东西都齐中到一个地方；你将自已经常用到的东西放在便于拿到的地方；你在抽屉上贴上标签，标明什么东西在里面；你按颜色把衣服进行分类。最后，你环顾一下四周，极其满意，没有被忽略的死角。各种东西都放在了适当的位置上，被收了起来或归好了类，或放在易于找到的地方了。整间房子显得井井有条，并且非常温馨。当你环顾屋子时，你觉得十分满意。

这种感觉，或多或少就是该让事情停止时你的感觉。没有地方被忽略，杂乱的东西没有了，工作中需要的东西都在恰当的位置上。不会使你一直忙乱到晚上，并且也能得到极其不错的结果。

当下次你无法决定一件事情是不是该停止时，记住这一点吧。倘若你没有已经把一间凌乱的屋子收拾好的那种感觉，就接着工作吧。

效率在完成任何一项目标和计划时都不能不考虑。在所有提高工作效率的技能中，不存在一个比组织时间的能力更重要的技能。许多人都担心自己没有足够时间尽最大努力把每个项目完成。一个项目也许不遵守时间的想法会让人觉得害怕。因此我们要看着日历并尽力全部地把它做出计算。从某种程度上说，这是基本的计划：决定你需要多少时间和你有多少时间并相应地做打算。但很多创造**的一个优点是被认为是开放式的，一幅绘画或一首诗的最后期限是没有的，该做时就做了。“最重要的事情并非是作者或者艺术家头脑中用来开始的想法，而是他决定在哪一点上停下来”。

大部分创造性的努力并不允许精确的计划，但一些事情会让你花费多长时间还是关键的，一个成功的商业作家提议人们开始他们的首部小说：一年创造一个一流的草稿，一天写一页，一年把它改好。初初一看，这种在一个工程上投资两年的想法是非常让人生畏的，但是一天写一页是一种容易控制和完成的指标。

把你想在下个月完成的所有事情考虑一下。他们有多少重复，有多少冲突，画出你自己的圈儿。圈儿的大小由任务的重要性决定。

用这种方法把你的时间依次安排好，每一个能使你的自信心恢复并让你不断向前的方法都是值得培养和重复的。