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10养成良好的工作习惯（第1页）

10、养成良好的工作习惯

看看你面前所堆积的东西，然后查阅一下其内容。在这些文件中，哪些对你仍有用处？如果你跟周围的人一样，那么你可能会有75％的文件是没有用的。除非你在找资料，否则你是不会去看它的。如果没有这些文件放在你面前，你也不会有失落的感觉。而当你堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时，你将因此而降低工作效率。

一个人工作是否有效率、是否具有满足感或如愿以偿，这完全视结果而定。如果你明确自己所追求的是什么，则得到的成果既多又好。我们将介绍许多特殊的技巧，让你能更快、更顺利，而且较为轻松地实现你的目标。如果能将这些技巧运用到你与周围环境的关系之中，这与你得到成果和善用时间、精神与才智有着密不可分的关系。

当你专注于自己的一生和职业目标时，需要思考如何从许多可能的事情中找出几件，并加以完成。而当你作出“基本决定”时，这就是一种执行：“我下一步该怎么做？”其目的在于激起你的统驭力——即使你只引导你自己一人。

（1）清理所有文件并加以处理

文书工作是个容易处理的问题。包括表格、信件、备忘录、报告或那些要填、读、分析、写和讨论的东西。可是有些人却对这一问题束手无策。

除非你的工作像誊写员工作一样，得分类、归档、修正或处理文件，否则你的文书工作应该是做得完的。因此，这些工作不该占据你太多的时间。

如果你现在或即将成为主管，希望你尽可能减少不必要的文书工作。你不妨试着提高那些必要的工作的效率，并将所有文件集中在一个适当的地方存放。

同时，让我们看看该如何处理这些工作。

大多数人常把文件堆在身旁，如桌上、衣橱上、柜子上、咖啡桌上、楼梯——只要是能放东西的地方。只要浏览一下一个人的办公室或住处，就可以猜出一个人办事的能力。

如果你的面前总有一大堆文件，这暗示着你一定经常受到困扰。零乱的文件表明你需要别人的帮助，可是情况还不算太坏。有一位会计师，他的办公室里总是堆积了好几叠文件。最底下的一叠文件大约有6英寸厚，用橡皮筋或纸绳捆在一块儿。有时一叠文件放在其他两叠的中间，而有时则三四叠堆在一起，其中有些已无从辨认。甚至会计师也不知道，更不在乎里面写的是什么。其实，只要翻翻里面的文件，就可以发现，有些文件根本就没有用处。这些文件全记载着过期的法律规定和已去世的客户资料，而这些人的遗产早就处理好了。这位会计师喜欢这些堆积的文件，对他来说，再也没有比这更好的资料了。

如果你喜欢堆积文件——假使你心里觉得有必要保留的话——那劝你改掉这些习惯，你需要的是另一种方式的协助。

假如你是因疏忽或缺乏训练而养成这种习惯，或者你觉得这些文件若搁在手边，做起事来会更有效率的话，那么你还有药可救。

老实说，这些文件对你来说无疑是一项重担。试着加以处理吧。否则它们会降低你的工作效率，就像一辆汽车上，如果都是旧零件，你就无法迅速把车修好一样。

看看你面前所堆积的东西，然后查阅一下其内容。在这些文件中，哪些对你仍有用处？如果你跟周围的人一样，那么可能会有75％的文件是没有用的。除非你在找资料，否则你是不会去看它的。如果没有这些文件放在你面前，你也不会有失落的感觉。而当你堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时，你将因此而降低工作效率。

从现在起，每当你翻阅文件，寻找你所要的资料时，随手拿支笔或签字笔，在文件边上轻轻地做个记号。而在你下次找别的资料时，同样也在上面做个记号。

不妨用一种好玩的心理，写下你预估翻阅的次数。我们敢说，你算的一定不够。很快，你就会发现你所得到的记号必然会比你所想像的来得多。在某种情况下，有人曾经翻阅同一份文件达137次。然而文件依然对他构成妨碍。因此在你寻找资料时，开始计算一下你翻阅这些文件的次数吧。一旦你确定这些文件会妨碍你的工作效率，你就能找出补救措施。

（2）消除各种降低效率的因素

试着养成在一张十分干净、简洁的桌子上工作的习惯。而放在桌子上的文件，也一定要是最重要的，而且对你有益。把其他不相关的东西搁置一旁吧。

这里我们用“离久情疏”这句话可能比较合适了。如果是重要文件，大多数人都会把文件放在醒目的地方，以免自己忘了。他们担心，假如他们把文件存档的话，他也会忘了文件上所提到的工作或职责。

他们这么做也许并没错。可是这不能构成积压文件的理由。你是否得和亲戚住在一块，才能记得他们呢？你是否也得时时看到这些文件，才能把它们记在心里呢？

这些文件的真正作用是让你无法专注于某一件相当重要的工作。每当你扫视面前堆着文件的桌子，你会因惦记着去做某件事而分心。从复杂凌乱的记忆中选择自己应该记住的某一要事，这是相当重要的。其关键就在“有选择性”这四字上。假使你经常或普遍用它的话，这种方法会产生负面效果——就跟你积压的文件一样。

你也许跟一位在会议桌上疲惫不堪的推销员一样，一天到晚忙得动弹不得。你开始向一位想要买东西的人游说，但在紧要关头，却阻止了另一人抚弄货品。你急着想把东西推销出去，可是当客人在订货单上签字时，又有一个人抓住了你的袖口，问了一个你难以回答的问题，就在你要回答问题时．你突然想起你原本要告诉第二位客人一些事的。所以你搁下手边的事情，趁着在这件事情还没忘掉之前，打个电话告诉他。可是就在你等他接电话的当儿，不断有人走进摊位向你询问产品。

从早到晚，你就这样一直忙碌不堪。你忙个不停地向数以百计的人推销，却没有达成一宗交易，收效为零。

这种做事方式使你无法控制自己的时间和精力。当你趴在桌上叫苦时，你根本毫无效率可言，而你正是这么做了。

最好的方式是保持桌面的整洁。首先，你将记得议程上最重要的事。在某些情况下，让你能专注于某一件重要的事，而不受其他因素的干扰。不用担心你会忘了下一步该怎么做。你绝对不会忘的。第二，有些相当有用的记忆术，能让你记得这些事，而不致耽误你的进度。

用不了多久，你将养成每天制定计划的习惯。这些计划将取代那些文件，而不至于让你分心。

（3）综合性的归档方式

大多数人都不知不觉地积压文件，可是一旦你这么做了，日积月累，最后你便无法控制。到那时你得花一段长时间，才能找到自己所要的资料。大多数人积压文件的借口不外乎两点：

①现在没有地方可以摆这些文件；

②我只是放在那里一会儿。

假设你不用这些借口的话，你就不会堆积文件。两种避免堆积文件的方法是：

①有个地方——一个相应的地方——去放那些你想保留的东西；

②立刻物归原处，除非你现在正在使用它。

综合性的归档方式在这儿说来是个妙方。它能提供你一个地方摆所有的文件。而且它使你有信心能在需要时，立即就找到资料。把文件放在看不到的地方，是需要相当大的勇气的。

让我们试着去面对，一个散乱的归档方式就像个零乱的衣柜一样，你得把某些东西拿出来，才能找着所要的东西。而每当你打开衣柜时，便有一大堆的东西朝你扑来。如果目前的归档方式（假设你有的话）像个零乱的衣柜，那么在你使用时，你常常会觉得自己像个呆子一般。难怪你会把文件堆放在身边。

一个有系统的归档方式，能让你有个整洁的工作环境，进而专注于某一件工作上。实际上它是个人专心致志和寻求效率所必需的利器。