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第六章 如何提高管理团队的工作效率（第4页）

●会议记录的作用

小组应该找出合适的方法来记录会议进程。

有些小组有固定的记录员，有些小组则是成员轮流做会议记录。领导不应该做记录；他或者她的时间应该用于其他的事务。

小组应该决定需要记录的内容。小组最好只记录形成的决议、尚未解决的问题的处理方案，讨论中出现的需要列入以后议程的问题、任务分配方案、以及下一步要采取的行动。

记录完某一具体事项之后，记录员应该向全小组征求意见，以确保记录准确无误。

决策前的讨论不应该列入会议记录内容。会议进程的记录越简洁，就越有利于以后的阅读和察看。

记录会议上形成的决议有一种有效的格式：（1）对问题的简要陈述，（2）谁什么时候做什么事情。

●制定会议议程

会议议程应该由全小组制定，而不只是领导一人做主。这是至关重要的。

组员负责在会前向专人提交分议程，专人将各项分议程整理后形成正式议程，提前分发给各成员。或者组员在一周之中可以随时将问题写在简便的记事板上。

小组可能会在会议一开始就进一步完善议程。这样，会议开始时就会向成员们征求各项内容的意见。这些内容记录在黑板上或者记事板上。议程确定后再开始讨论各项内容。

提前制定会议议程的好处是小组成员可以事先得知将要处理的问题，以便让他们做好准备。即使会议议程已经提前制定好，小组在会议开始时仍需征求意见，以免漏掉出现的新问题。

●确定每项议程的相对重要性

小组应该建立一定的规程来确定每项议程的相对重要性，以保证首先考虑最重要的项目。小组可以在会议开始时迅速完成这项工作。或者，如果议程已经制定好，那些提交分议程的成员就应该指出各项内容的重要性。这样小组就可以在会议一开始优先考虑这些问题。

每个成员都有责任向小组说明其所提议程的重要性，这与通常只考虑领导所提出的议程的做法明显不同。

●发言规则

小组应该制定会议发言时需要遵循的规则。

规则越少越好，或者于脆不要规则。高效的问题解决小组通常采取较随便的方式，成员不征求领导同意可以随时发言。

在经验丰富的问题解决小组中，每个成员都有责任掌握好各自发言的内容和时间，同时也要为别人发言提供方便。

领导应该特别注意不要垄断或控制会议，阻止他人发言。如果有领导出席会议，成员会感到局促不安。领导们应该设法避免这种情况。

●适合团队解决的问题

每个团队成员都应该知道该团队适合解决什么样的问题。

--般来说，适合团队解决的问题是：（1）需要成员提供资料才能解决的问题；（2）其解决方法会影响到成员或者需要成员参与解决的问题。

某个问题是否适合提交小组进行讨论，应该由成员负责决定；属于成员自己职责范围内的事情要筛选出来，不提交小组讨论。

团队必须对不适合在团队会议上讨论的议题保持警觉，并要尽快将这些议题交给个人或群体，使他们在会下解决这些问题。

每个人，包括领导在内，都应该向团队具体说明其提交的议题对团队有什么要求：（1）做出决策；（2）提供解决问题的各种方案，以便他／她选出最终解决方法；（3）征求意见来验证他或者她所选择方案的正确性。

●不适合会议解决的问题

团队不应该花费时间来解决如下问题：（1）只涉及少数成员的问题；（2）对整个团体来说无足轻重的问题；（3）需要全体人员研究和需要收集原始资料才能解决的问题；（4）不在团队权力范围内的问题。

当成员认为某一具体问题不适合整个小组讨论的时候，他们有责任随时提出。

●决策规则

小组应该努力就所有问题达成一致意见。如果时间充足，小组应该通过对某一问题的讨论找到能被大家普遍接受的解决方法。

如果团队成员对其意见的正确性尚存疑虑，他们就应该同意大多数人的意见。

如果成员进一步表明了自己的立场，但仍然不能改变大多数人的意见，他们就不要再浪费时间了。

除非是测验民意的非正式投票，对于决定团队面对的特殊问题，最好不要用投票的方式。

对于某些问题，成员应该遵从主要负责方案实施的成员的意见，或者遵从专门处理这些问题的成员的意见。

如果时间不够充足，成员无法达成一致意见，小组可以把问题的最终决定权要么交给某一成员，要么交给两三个人组成的专门小组或者领导。

●小组会议的保密性