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问题94 信息传达中断（第1页）

问题94信息传达中断

最简单的E-mail合作形式就是在所存在于互联网电脑的员工之间的涵盖信息。但是扩大网络使之跨行业、跨地区、跨国家，E-mail已成为一个有力的，省时的交流方法。

关于E-mail的程序和控制已做了很多介绍，将邮件发到各处的网址。或传送文件，有几种方式可以选择，E-mail可以使你发给5000人相同的信息，如同发给一个人那么简单，并且不多花你每月的网费。你可以随便与人书信交流，不必等待回信，不必支付邮资，系统还使你长期接受信息、传递信息、储存你的信息以备用。对于接受者来说，好处是该信息已经是一种计算机可读的形式。

除了人与人之间的信件交流意外，E-mail被广泛使用来做一种叫做“邮件组织”的交流，这些邮件组织能够产生具有特殊兴趣的社团。

任何人都可以订阅邮件，首先，你必须先得到一张概要，列出每一种邮件组织，组织的地址，定购规则，所涉及的内容。在决定你定购哪一种组织之后，系统简化你的E-mail和地址给服务器，即有掌管邮件组织的电脑。到达服务器的信息反馈到该组织的所有成员，所以如果有人向关于狗的组织发出一个问题，问为何狗追逐尾巴。这个问题将会到达所有人那里，知道答案的人可以将原因送到组织。

电脑邮件系统的其他有点就是它不需要电话连接，加速了决定的做出，减短交流时间，拉平了合作者的等级制度，这些都是专家们么提高生产力时所要考虑的因素。

但是E-mail也有缺点。

1不知道或没有关于监测E-mail的指导公司；认为E-mail信息是隐私；认为当你删除信息时它就永远不存在了；认为你只能用你的名字发E-mail信件

如果你像绝大多数的每天上班用E-mail的人一样，认为只有你可以进入你的邮箱和邮件，特别是你存密码时。你还可能认为当你删除信息时，你消除了所有的痕迹、这些想法很不幸是误区的，考虑到以下事实：

1。E-mail信息可以在大多数电脑网络上进入、接收、甚至改变。

2。E-mail信息，包括那些你删除了的，将被存在大多数公司系统中数天、数周甚至数年。

3。那些老板通过查看存储的信息来解决技术问题，检查P22的成绩，追查出可疑的行为，有些老板在员工退休之后查看员工的储存信息。

4。当你打开E-mail之后离开了电脑，任何人都可以停下来，打开你的信息，用你的名字发信。

在1986年地方通过电子隐私法之前，E-mail得像与信件电话一样防备外界接收，这种保护是由第三方提议的：如个人、政府、警察，没有确定的权威机构，但是法律并不涉及内部接收，诸如老板读员工的E-mail。

事实上，绝对隐私在电脑系统是不存在的，即使对于老板也是如此。系统管理者为了维护系统需要进入电脑中的所有角落，而且每一个E-mail会在硬件驱动器上留下痕迹。

现在有很多的迫在眉睫的案子，以及许多地方办公室隐私立法，那将有助于定义职员和老板的电子通讯的合法权益。无论他们出现与否，很明显的是科技已抢先了新的机会，使过去的办公室的猎人们能窥看一切，从成绩评价到办公室罗曼史，无需离开坐位。所以，每个因特网使用者须谨慎，你可以采取下面的几个步骤：

1。如果你的公司准备进入的员工的E-mail，需要一个不变的政策起作用。了解你公司现在的E-mail检测政策。如果还没建立起来的话，立即行动起来，没有E-mail政策，老板们可以组织起来诉讼，如果他们赢了代价太大了。在一些例子中，如侵犯安全规则，非法活动，怀疑职员泄露商业信息，种族歧视，不正当行为，这些都会对老板检测E-mail很有利。公司正需要进入商业信息，如果员工病了或者离开了公司。关键是明确你发的隐私政策和部分其他所公司的规范和准则。必须包括一下几方面：

1）发表声明，电子通讯系统是公司的财产，系统中的所有信息是公司的财产。

2）声明公司的电子通讯系统是为了发展公司业务。

3）声明当公司涉及隐私时，公司可能检测电子通讯，那些于商务无关的信息是员工的冒险行为。

4）声明密码如何应用，在何种情况下使用。

5）让员工签署一张表格，让他们承认公司的有关于E-mail的政策，并阅读这些政策。

2、每月或每季度改变你的E-mail密码，选择你容易记住的字母和标记的组合。别用像你名字之类的明显的字母。

3、当你离开办公桌一会儿时，关掉你的E—mail，这样就没有人可以截取你的信息了，也不能给你发出信息。

4、在你的信件中加上标记。现在有很多这样的软件系统。事实上，当写这本书的时候，美国邮政服务在考虑给E—mail提供邮件标记，在该计划中，当有人发出E—mail信件时，他加上一个屏幕离子，那将使接收者确信发信者是可靠的。

5、使你的信件商函化。不用E—mail来发笑话、抱怨、闲话和机密信息。

6、不要写一些你不想让别人阅读的信息，比如，私人信息或者给其他经理的信息以及通知、讨论员工解雇问题的信息。

7、避免使用不必要的形容词，例如，用“奇怪”的项目或者愉快的下属用你想用的语气写作交流要比直接说更困难。避免使用那些可能被误解的语言，如当你指的是“我重发了这封信”却误写成了“我恨这封信”。

8、在将敏感的文件，比如，将传单附在E—mail上时你要考虑好。

9、如果你在有密码的情况下不能进入E—mail时，你的谨慎一点，为了进入你的邮件，你的上司可能改变了密码。

10、当邮件系统失败时，就用电话联系；如果想更好一点，可以在墙下漫步，来一次面对面的交流。