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第五篇 企业经理人V S 资讯管理（第1页）

第五篇企业经理人V。S。资讯管理

42、没有让部属获得正确讯息?

工作情境

「吨，老板，」当你经过德伍的办公室时，他叫你，「你晓得T公司舆E公司之间悬而未决的合并案吗?我刚刚才在这个月的通讯月刊上看到这则消息。你不会知道适件事的酝酿过程吧?」

「事实上，我听说过他们想要合并，可是，现在似乎还不是提的时机。」r嗯，我真的希望你先前能透露一些讯息给我。」德伍抱怨。「我一直都在跟他们曼方谈判，想说服他们购买新的购物券操作系统，企图跟两边斗智，如果他们即将在几个月后合并成一家人，看样子我的做法太不高明了。」「现在我真觉得自己像是个大傻瓜。他们可能已经在私底下窃笑我好几个礼拜了，互相交换他们对我们玩的把戏，彼此摸清楚自己的底线是什么。」

我做错了吗？

错得很明显不是吗?因为你以为一则讯息没有重要到足以要告诉你的部属，而他们其中一人却因此陷入僵局!|要是他事先晓得你知道的合并案，就可以避免僵局。

「可是我怎么知道什么事情是重要的?」你可能会问。「假如我把每天得到的讯息巨细靡遗地通通告诉部属，那我下就成了派报员?什么正经事也甭做了吗?」这正是问题所在。你身为一名主管的「真正工作」，就是要确定你的部属拥有把事情办妥的工具。很多情况是，那些工具包括对他们所涉猎领域的知识与信息。当然你同时也希望做些筛选，从纯粹趣味性或离题的消息中，过滤出真正相关的东西。可是里头仍有一大堆真正相关的稍息，你的部属必须了解，而且你有责任告诉牠们。

良方

向德伍道歉，说明自己没能让他得到合并案的消息，然后约个时间，随后立刻或在很短的时间内，告诉他所有通讯月刊里没有报导但对他有用的消息。并且与德伍共谋如何脱困的办法。

下回该怎么做?

①随时注意部属的工作状况。理由有很多个，首先，你需要时时更新每个人的工作内容。知道事情的进展，以便于尽早给予建议及协助，让你能如期掌握计画案，确保你能随时向老板报告重大发展。这么做也让你掌握各种对部属有利的稍息，并且能过滤出什么是不相关的。

②将道听途说来的重要清息做笔记。因为有许多重大的稍息都不是报导写出来的，反而是来自于偶尔的交谈或会议时上层主管的口中，甚至有可能是应酬吃饭时。假如你下立刻写下来，保证你会忘记把他们传递给部属，等你想起来时又太迟了。

我们有的人把重点记在月历上，有人用电子记事簿，你可以用计算机里的笔记软件，或者在办公桌放一叠资料卡来填写。可是不论你用什么方式，一定要把那些珍闻立刻记录下来，或许也写下日期，以及你要告知的部属姓名。

妙用就在记录里，一旦你已经写了下来，你就可以在与部属开会时，或者一对一开会甚至电话交谈时就告诉他们。

③养成习惯，将传递重要通讯及文件给部属当戍例行公事。我们会设立一个中央通讯档案，办公室的每个人都可以使用它。我们将更多重要的东西，每个月给每个人轮流传阅。其它出现在你公文架里的东西，诸如产口so且传、公司其它部门会影响你们的通知单、内部决策单位的重大宣布，也应该传阅。

④将老板参与的员工会议在时间上做画分，分配给你的部属发言。虽然，对必须全程参与的人西百，员工会议可能极其无趣，可是这也是相当难能可贵的机会，可以让大家分享讯息。将时间做良好的安排，有重点和主题规画的大纲，都会让大家更轻松地开会。再则，这也是公司各部门信息交流极佳的园地。

管理迷思

在这个单元里，问题有点类似：「你是否已经不再打老婆了?」当然，保留部属工作所需的讯息总是不对的：大家都希望你会过滤取得的消息，决定哪些与部属相关。避免你会有判断错误的时候，误将人家下需要的消息给传出去，或者没将人家要的给出去，或者根本把清息忘得一干二净。

拒绝犯错管理法则

不仅使部属常保持消息灵通很重要，让上司如此也很重要。因为如此一来他才不至于一无所知。本章的第四个单元里，我们将描述如何避免遗漏这件大事。

当你让讯息在公司内流通，那情形就有如消息管道在两个方向互通：你好比是部属与老板之间的阀门。如果阀门功能不彰，系统就会出毛病。如果畅通无阻，两端都能取得充分稍息。一关起来，下只消息管道封闭了，两端也会因得不到讯息而枯竭。