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68如何督促员工准时完成任务（第1页）

68、如何督促员工准时完成任务?

工作情境

「好吧，我已经给你们很久的时间来决定如何追行这项特别的工程计昼。我要你们做好决定。」

「我们会做决定的，老板，」夏德回答：「我们只是有很多不同的建议，所以要多花一点时间来决定哪一个才是最好的方法。」「组成圈队是t个很棒的点子!!你们都知道我相信这一点。可是我们不能让团队拖廷了处理事情的速度。我们还是得很快就做出决定。」「我们都明白，」爱琳插嘴说：「我们只是希望让每个人都有机会发言，这需要多一点时间。我们觉得这是很重要的。」「我相信这很重要，可是做好决定也是很重要的。我需要你们决定到底要采用哪一种，万法，而且我希望你们赶快做好决定：：一

我做错了吗?

团队可能会花上很长的时候来做决定，特别是在刚开始的阶段。它必须在达成结论《做好决定》和让每个人发表意见（团队参与》这两者之间求得平衡点。一再催促团队迅速做出决定只会阻碍他们找到这个平衡点。举例来说吧，如果你催得太紧，团队讨论可能变成只有一、两个人发表意见，而其它人加以附和虚应了事。如果团队这么做，那些没机会表达意见、没机会完全参与的成员将失去向心力，也会减弱努力的动机。这个团队的价值也会开始锐减。

良方

你无法很快改善这类的情况，不过以这个例子来说，你倒是可以有效地加以弥补。这位主管只需在最后多加几句话就可以了「我需要你们决定到底要采用哪一种方法，而且我希望你们尽快做好决定。但是我也希望你们好好地思考每个人的意见。你们认为我们下次开会应该订在哪一天?什么时候可以让我知道你们是否已经做好决定?：：」这种处理方式重新顾虑到两个重要因素!!不会不当地延误决定，也不会强迫缩减团队讨论过程。

下回该怎么做?

决策的过程有三个基本步骤：㈠找出各种不同的选择方案。

②评估这些选择方案。

③选出一个方案加以执行。

一个人可以相当迅速地完成这三个步骤。然而一个团队如果想做出有效的决定，就必须让每位成员参与每一个步骤。也就是说，团队通常都需要比较长的时间才能做好决定，特别是在刚开始学习团队运作的阶段。如果能提供足够的时间与指导，协助团队学会这些决策技能，它的效率就会愈来愈高。

你该如何协助团队完成这个过程呢?你可以像我们一样详细说明决策的过程。你还可以提供下列这三种诀窍：

第一：鼓励团队成员仔细倾听他人发言。我们通常的反应都是很不耐烦地等待别人停止说话，然后就要贡献自己的意见。团队需要个人的贡献，然而它也需要大家仔细倾听别人的贡献，避免听而不闻地转到其它方面去。

第二：鼓励团队成员发问以协助他们了解别人的发言重点。一个乍听之下似乎很怪、很蠢的点子到后来可能会是很有用的点子。每位成员发问以引出重点的能力愈高明，整个团队的运作也就愈顺畅。

第三：提醒团队不必匆忙做出决定。随着团队决策经验的累积，做出决定的过程也会愈来愈迅速。不过，团队决策在开始阶段总是不会太快的。在熟练之前，团队需要多一点时间来确定每个人的意见都能提出来讨论。

管理迷思

在某些情况下，你的确需要团队迅速做出决定：或者当团队卡在讨论过程中而似乎无法达成结论时，你便不妨依照以往的方式处理。举例来说吧，高层主管可能要求团队立即开始运作，可是（在我们这个例子里》团队却需要时间来决定如何开始运作。或者团队里有派系之分，平常还能合作，但是对于眼前必须做的决定却无法达成协议。

你该怎么办?催促团队加快速度通常并不是最好的解决方法。你应该向大家解释团队的关键时刻、肯定他们平常的决策风格，然后提出一项替代方案：请他们缩简平常的讨论程序，以较快的速度做出决定，否则的话就由你来替他们做决定。

拒绝犯错管理法则

不同员工有不同的授权程度，同样地，不同团队也有不同的授权程度。一个完全自我管理的团队几乎自行决定了所有的事情：不过团队并不会在一夜之间就成为自我管理团队。一位奸的管理者不会催促团队提早做好决定：他（她》也不会告诉团队要尽快做出决定，然后就留下他们在原地孤军奋战。

你们公司可能有良好的决策训练课程，一些大学或企管训练中心也能提供这类的训练。你应该尽力争取这些训练机会。不过你必须让团队很清楚地了解它有多少自主权。举例来说，你一开始先让团队讨论某个问题或某项计画，然后向你提出建议，最后由你来做出决定。如果他们已经熟练到一定的程度，你很可能会让他们跨出一大步!!做出初步的决定，你接着和团队一起讨论他们的决定，除非你有具体反对意见，否则这项结论就成为最后的决定。

一个团队的最高授权程度（让它成为完全自我管理团队》就是让团队全权决定并加以执行。

你要求团队让你知道他们做了什么决定：你甚至可能要求他们做一次正式的演示文稿!!不过这都得等到他们做好决定并开始执行之后。如此一来你可以明确地表明立场：这项决定的确是团队所做的决定。