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四信息整理技巧（第2页）

（1）信息化的社会几乎等同于“文件社会”，因此跨入商业社会的第一步就是要善于运用文件资料；

（2）文件资料无时无刻都处于重复、泛滥的境地，为了不让无价值的资料阻碍工作效率，当取得资料时，要立刻判断、决定取舍；

（3）统一规格是资料整理的基础，任何资料规格都要遵守既定的格式，并持续使用，不得变更；

（4）要统一不同规格的资料时，可借重复印机，但要节省纸资源；

（5）在任何文件资料上，都要注明出处，以便日后引用时，能追究资料的来源、背景；

（6）不妨将同样主题的有关资料编定成册，并加以编号，用于检索；

（7）复印机是个人工作上最重要的辅助工具，能负担很大的工作量，但要慎防滥用。

□电子资料整理技巧

文字处理机、录音机、录像机、电脑等媒介储存的电子资料，与过去的纸资料相比，各有优缺点。

1。电子资料的特征

电子资料的优点包括四项：

（1）小型记录媒体却能收集大量资料；

（2）易于资料的加工与重复利用；

（3）能迅速而简单地查询、分类、整理资料内容；

（4）使用电话即能快捷传递资料。

不过，电子资料也有逊于纸资料的多项缺点，包括五点：

（1）资料的输入及处理，必须通过专用机器和熟练的操作技巧，否则无法阅读；

（2）无法从外表查知资料内容；

（3）资料的互换性比一般文件低；

（4）保存性不稳定，易有瞬间损失大量资料的危险；

（5）成本比纸资料贵。

因此，若要采用电子资料处理法，首先必须审慎考虑各自的优缺点。

2。电子资料的危险性

大多数的电子资料都保存在卡带、磁碟片等磁性媒体中。电子资料本身具有挥发性，必须再转换成不具挥发性的磁性资料。将资料记录于磁性媒体中，主要是为了能迅速调阅，不过有时因操作错误，往往会发生资料遭破坏或消除的意外事故，即使是硬式磁碟片，也可能因人为疏忽而导致资料记录挥发或消失。

事实上，我们周围充斥着许多磁性商品，如冰箱门、磁性把手、收音机、电视机、音响扩音器、磁性项链等，这些远超乎人们想象的磁性商品，有时也是破坏磁碟片资料的间接杀手，再加上地球本身即是一个巨大磁场，磁性资料长久曝露于这样的空间下，最后难免也可能会变质，这就是为什么卡带经过妥善保存，仍然会发生资料消失的原因。一定要记住：绝不可依赖电子资料的安全性。

以随身型的文字处理机为例，它是采用卡为记忆媒体，一旦电池的电力不足或操作上稍有小小的失误，资料记录将会在瞬间突然消失。

3。电子资料的整理重点

从电子资料的特征中，可以很清楚地了解电子资料的两项整理重点：

（1）资料视觉化。记录电子资料不象一般文件处理，能一眼看出所有的记载文件，因此必须通过视觉上的整理，使必要的资料在必要的时间里迅速出现，如果忽略了这一点，磁性媒体就象是个资料垃圾筒，完全失去了保存的意义。

（2）预防意外事故。为了避免因操作失当、机器故障、停电等突发事件而导致资料损失，事先制定完善的方法是相当重要的。无论是使用随身型文字处理机，还是高效率的资料处理机器，都必须具备这样的认识。

4。用适当的索引整理电子资料

（1）录音带的整理。工作上的录音，主要是为了记录人的谈话内容，而绝大多数的录音带在完成文字记录后，它的功能似乎也跟着宣告终止。这并不意味着录音带缺少保存的作用，只是当内容转换成报告书后，录音带就极少有再利用的机会。相反地，商业用的谈话录音可以文字笔记或其它辅助工具来取代，“声音”并不是它追求的主要目的，因此一旦录音内容文字化之后，录音带就不再有利用价值。为了避免录音带泛滥，没有“保留声音”必要的录音带，是不需要保存的。

（2）录音带的有效运用。如何在工作上灵活运用录音带?主要有六道工序：

首先，准备10至20卷的录音带，一一标上。1……的号码，然后放进专用的“常备卡带箱”。

准备赴外录音时，按排列顺序取出需要的录音带卷数，完成录音，用铅笔注明日期及内容。每一卷录音带最好只录一个主题。