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第十三章 哈佛经理信息处理能力（第2页）

如果是长期的资料收集工作，管理者要确定未来资料建档的内容和形式；如果是专题式的资料收集，更要考虑将来要使用这些资料的方法，即要先决定最终“产品”的面貌：

（1）是以口头说明还是书面报告报出结果?

（2）报告书用手写就可以；

（3）报告书必须打字处理吗?

（4）是否要将报告书交付印刷厂印成册子?

（5）有无附加照片、幻灯片、录像带等影像资料的必要?

2。合理调配时间、人才和经费

最简单的资料收集方法，就是打电话向有关人士请教，而到图书馆带资料、到书店买书则是可以立刻行动的方式。也有人投入大笔财力和人力，在海内外各地大量地收集信息。要采用什么方式，单凭个人或团体的需要和财力而定，没有任何硬性的规定。

3。进行“工作过程管理”

一个单位如何制定合适的时间表来进行进度管理是让管理者头痛的难题。根据工作经验，设定期限是进度管理的首要之务。

（1）要判断准备收集的资料是否充足；

（2）要专人负责，明确分工；

（3）要清楚显示每个人的工作进度，并考核其是否已经完成。把这张表输入电脑，然后打印出来，利用各种符号注明不同的工作进度，有变化时，再用电脑修正进度情况。有了这张一览表，每个人的工作量就一目了然，可做为核算工资的参考。

□收集原则

收集资料时，即使是个人的工作，也应该有一套工作规则。一旦开始收集，就会发现大量繁杂的、各式各样的和规格不一的资料有如潮水般地四处涌现，尤其以小组形式进行工作时，到手的资料更是混淆不清。这时，工作规则是能处理这种混乱状况的唯一工具。

统一格式是制定工作规则的主要内容，在分工越来越细的现代工作中，只有统一格式，才能同时发挥专业分工和综合表现这两种优势。一般地，统一格式可从下列四个方面着手：

1。统一内容规格

根据经验，内容规格的设定最好能用文字逐条描述和记录，空口说明的效力是会逐渐消失的，白纸黑字才能存证。

2。统一用纸规格

任何资料收集工作到最后都要以纸面处理收场，不管处理资料的机会再多、再进步，没有纸面资料协助，还是很难进行处理。在八十年代办公自动化热潮刚起的时候，很多人都宣告纸类将从此在办公室消失，自动化机器将取代纸类成为办公室的新宠。事实上，文字处理机和个人电脑果然成为新宠。但这些机器吞吐的纸量，却如洪水一般淹没办公室。

要混合处理A、B两型纸规格是很麻烦的，就算放在同一尺寸的档案夹或书柜里，也会参差不齐，所以保存性的书面资料还是统一用A型纸比较容易处理。总之，开始工作前，一定要先决定用纸尺寸的统一，最理想的规格当然是A?4，不过，还是要根依工作需要而定。无论如何，统一用纸规格一定要以提高工作效率为原则，不能反客为主。

3。统一机器制造资料的规格

不管资料的形式有多少种，在进行收集时总要选用一种媒体来记录。“听人讲话”也是一种方法，但是“脑”这种媒体的正确度和记录长度不但有限而且可疑，所以人们才发明文字笔

记的方式；而最近几年打破传统文字媒体形式的工具是电子信息记录媒体。最先成为电子信息记录机的明星分别是录音机、个人电脑、文字处理机、录像机等。虽然各种不同功能、机型的新记录器陆续上场，但这些正在发展中的媒体还无法转换互用，在规格上更不统一，所以在开始收集资料时，也要选择电子媒体的规格。此外，因为各媒体优劣各异、各有长处，所以一旦决定了某一种电子媒体，就要有一用到底的决心，不要在中途任意转换。譬如说现在有人用VHS尺寸的带子作取材工具，也有人用8cm录像带记录资料，如果两者混用，在整体上会出现大的混乱。

同样地，如果资料收集是由工作小组共同完成，那么大家使用不同的电脑规格处理信息、存入碟片，以致最后转存资料库时，一定会发生极大困难。所以收集前的规格统一整理，恐怕要多花一些时间考虑和设计。

4。收集到的资料最好是原始文件

资料和任何传闻、谣言一样，只要经过人手，一定多少会变质，产生“以讹传讹”的效果。

即使是处理同一件事情的不同报道，文章中理应相同的关键处也会出现差异，这也是管理者每天要看好几份报纸的原因。因此，在收集、引用文献和参考资料时，一定要调出原始文件，千万不要引用“别人的引用文”。虽然这样会很麻烦，但却是收集和使用资料的重要原则误用二手资料的后果都相当的严重。因此，在收集资料时，一定要找到最原始的来源，即使找不到原件，也要了解情况，确认事实。