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第四辑 如何进行商务写作（第6页）

要有创新精神。放眼未来，大胆创新。

公文的誉写和印刷

誉写指用打印机、印刷机、电脑等工具将公文进行文誉写。

印刷是指将公文由一般性文字进行处理而形成成文，再由机械印制，印刷程序有：清理、版式设计、校对、印刷、装订。

样对是以定稿为基准，对校样或誉写完毕的文章进行全面校对检查。

其主要内容是校正与定稿不符的各种错误字、残字、乱码等；校正为定稿符的颠倒行段、字段、删除多余成分：补上被遗漏成分；校正标点、符号公式、图表方面的遗漏，纠正格式方面的错误；解决缩面手段版式问题，以及图表与正文注码与注文的衔接与编排问题，进一步审核定稿中的疏漏．发现问题并提交有关领导人或撰稿人处理。

校对次数：一般公文需经2-3次校验后方可付印。校对方法：对校法、折校法、读校法。

原稿整理：原稿的收写形式必须符合以下标准：

文字标记、图形等符号均写在稿纸划定的边框以内，周围身边没有任何符号。

原稿字迹与书写的格式必须统一，每段起首空本格，回行顶格，大小标题居中。

字体必须清楚整齐，忌用异体字，复合字等。各种计量单位使用中国法定计量单位。

标点符号按国家统一标准使用。

外文字母书写采用国际通用和国家规定的标准写法。书写时分清大小以及角码。

注释内容应用随文注等方式使用，内容较多时用“脚注”和“篇后注”公文的排版。

（一）选用隔行或不隔行打印：

（二）成块引文缩排：

（三）设计页边页尾页脚。

脚注方法：

在报告中注释地方很多时，需要用脚注编号时可以每章自成体系不必全部按照统一编码编号。

脚注必须在正文下方，并与正文隔开数行，在脚注右上方或左上方加模线以示区分，脚注前面的号码下文中的号码或符号保持一致，脚注言语字字号一般较小。

当注释编排于每个章节后面时，可以将对词语的解释以及语源放在每章的“附注”部分，编号原则同上。

名片的制作

名片也是我们在进行日常的商务活动时不可或缺的重要媒介。名片的设计与美观，往往也能体现出个人的素质、个性与精神风貌，它在我们生活中起着重要的作用。

◇名片的规格。

目前我国的名片通常是长9厘米，宽5．5厘米。此外．长8厘米，宽4．5厘米的规格是女士专用的规格。名片不要过于标新立异，过大的名片、折叠式的名片以及过小的名片都会给人不伦不类的感觉。

◇名片的格式。

横式。行序由上而下，字序从左到右。第一行顶格书写持片人的单位名称。第二行是持片人的姓名，用较大字号写在片正中。有职务、职称或学衔的，通常用小字标在姓名下右侧。第三行是持片人的详细地址及电话号码、邮政编码。

竖式。行序由左到右，字序从上到下。第一行是持片人的单位名称，顶格写在片左边。第二行是持片人的姓名，低两格用较大字号写在片正中，持片人的职务、职称、名衔等用小字标在名字下右侧。第三行是持片人的详细地址及电话号码、邮政编码。

◇名片的色彩。

名片的色彩要端庄大方，朴素淡雅。最好选用白色、颜色、淡蓝色、浅灰色、浅黄色等，每张名片的颜色最好为通体一色，切忌五颜六色，显得幼稚和没有品位。名片的颜色也不宜粉色、绿色、红色、黑色等。这些颜色比较浓重，不能给人以庄重的感觉。

◇名片的文字。

名片的我们文字都要用简体字，不可用一些繁体字，让人看着费劲。在少数民族地区或者外企工作的人员，可以在名片上有少数民族文字或者外文，但不可以通篇没有汉字。名片上的文字同其他应用文一样，首先要合乎规范，否则就会引起误解，影响交际效果。在合乎规范的前提下，可以讲究自己的风格，表现自己的个性。名片的风格、个性，主要表现在片面布局与字体的选择待设计方面。就字体而言，行、草、篆、隶及各种美术字体均可。

◇名片文字的内容。

一枚标准的商务名片必须包括以下内容：公司名称、本人称呼、本人职位、联系方式等部分构成。公司名称是指名片所有者所在公司以及部门；本人称呼是指本人姓名、所任职务以及学术头衔等；联系方式是指单位地址、办公电话和邮政编码等，这三个要素是不可或缺的。而手机号、传呼号、传真号、电子邮箱地址可以视个人情况，列示不列示均可。

◇名片的纸张。

随着名片使用日益广泛，除所用纸张越来越好外，名片的片面设计也越来越新颖。如可以在片头上印一些装饰图案，还可以将单位徽记印在名片上，以树立企业形象。

◇名片的分类。

名片有简式和详式之分。使用时，取详式还是取简式。视交际需要而定。如介绍、探询等交际活动，文字过简就难以达到交际目的，以取详式为宜。而像求见一类的交际活动，只需通报姓名、身份和求见意愿，其他的话语都留待见面时谈，因此片文没必要详写，自然是取简式为宜。