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做一个效率专家（第1页）

做一个效率专家

我们为了把声音送到更远的地方，费了很大的精力。为了让汽车更有效率，研究了特别的装置。为了光线的效率，发明了反射镜。但我们却几乎不曾用过头脑，来增加自己的效率。

因为大多数人都在做着没效率的工作，所以几乎常常浪费了时间和精力的50％。

但是，要知道自己到底在某事上浪费了多少时间，首先就得分析自己使用时间的方法，分析的方法之一是将使用的时间记录下来，再加以分析。

几乎所有有关效率问题的权威者，他们都会异口同声说：假使能很清楚地写出自己工作的内容，那个人的能力就能充分地发挥出来。他们的意思是：如果能这样，就能了解自己工作的全貌。例如了解每种工作间的比重。差异，自己的工作和部下的工作以及同事和上司间工作L相互的关系。

要能更有效的利用时间，最重要的莫过于先评价自己使用时间的方法，要了解自己活动的趋势和类型一点也不困难，只要自己把每样行为和事情累积起来，再看整个情况，就能一目了然。

以上的原理，可以适用于促使我们个人生活时间的组织化。如果把我们所做的工作内容写到纸上，必然有很多好处。

它能使你了解，以自己的地位，究竟适合什么样的工作。比方说，你每天做什么事情，除了你以外，没有人能清楚知道。某一个工作本来不是你份内该做的，旦交给你做，这个工作就一直跟着你进行。从新的观点来重新考虑，你就会发现在你所负的责任中，有几样应该由其他人来负责的。

如果记载下来的话，你可以明了自己正被琐碎的事浪费掉许多时间，同时，被逼到“看材不看林”的状态。把整个工作从更高的观点看，就可明了工作的主要目标究竟在哪里，而对过去那些占了你时间的各种工作可以重新再作评价。

如能做到客观、正确的分析，就可了解到要把工作处理得很好，接受哪一种训练，具备什么样的经验。这是你达成自我启发最重要的索引。

人1往往把精力放在自己最感兴趣的工作上，如此一来，往往会疏忽了其他工作。这种工作记事簿的用意，就在于它能纠正我们在不知不觉中发生的偏差。

工作记事簿上，最重要的是应该把你做的事全部写出来，不要遗漏。尤其对现在的工作，不要理会它的重要性或顺序等，全部都要记下来。假使你属于营业部门，除了所谓“销售”以外，也要出席销售会议的工作，也有销售事务的处理，或填写访问记录，向上司提出，让上司能据以分析顾客的购买倾向等种种复杂的工作，这些工作应写出，不要有所遗漏。

把记录工作做好以后，下一步就把写出来的东西，按照它的重要性以及顺序排列。在做这些事情的同时，应该问问自己：“假如我在这个时间里，只能做一样工作，应该选哪一种工作？”这对于你的处理程序，会有帮助。

然后，你可以拿着你的单子和你的上司商量一下，可能上司会以公司的立场来处理何者优先、何者其次，同时也会指导你如何去做，他也许会告诉你必要的情报、援助，以及权限等。

我们现在做这种工作记事簿，就像前面说的，不只帮助你明白自己应该要做的，也提供了如何来进行工作的方法。

事实上，用合理的方法工作的人是很少的，如果仔细检讨，每个人多少都有需要改善的地方，为了能在最短的时间内，用最少的劳力做最多的工作，而已能圆满地完成，我们必须把工作组织化。

先把与你目标无关的、或得益最少的选出来。然后除T那些虽然有价值、但可以给他人什卜n：助理、女职员等）做的事，剩下的就是比较紧急的工作了。

如果认为分门别类的工作还不够彻底，就得把整个了作重新仔细划分，这时候，便要询问自己，真正重要的工作到底是哪一种？如把这项除去的话，我会有什么样的损失？如果能这样问问自己，就会做得更正确。

我们可以把工作分成几个步骤，在进行每一步骤之前，都要发出如下的质问，如：为什么？要做什么？在哪里？什么时候？谁？用什么方法？

当然，像这种繁琐的准备工作，并不适用于所有事情，只要挑出最需要花时间、花工夫，且对其他工作有影响力的重要项目加以整理，使之组织化即可。

要实施这种方法时，应该注意，它到底适不适合你的个性，是否适合你的需要，经确认后再开始进行，使之个性化，这样就能把你的工作真正地组织起来。

在这里，介绍两个提高工作效率的技巧：

（一）巧用杂记簿

有时候，我们在做现在的工作时，感觉好像那是没必要的，但是对于将来，却是可能用得着的情报、构想、资料，假使没有这些东西，将来一旦要用，就要重新花一番大＿L夫和时间。

有些人为了这个原因，时常都带杂记簿。有些人带着一个项目可写一张的卡片，更有比较讲究的人，除了白卡片外地带了颜色卡，依项目分别记载，有的带了红。黑。蓝三个颜色的签字笔，依照项目用不同的色笔记下，然后以颜色K别。

当时就把重要事件的前后经过记录下来，以后如果要再计划同种类的事情时，就十分省事了。如果我们要举办特别活动时，把它记录下来，数年后如果要再举办同样的活动，就可把它拿出来作参考。这种方法是用来计划年度大会、预算会议、年度销售会议及股东会议或展示会等，有时候非常重要。

（二）整理好你的桌面

连桌面也整理不好的人，是被人嘲弄和训斥的对象，相对地，善于整理的人，也常为人所称道，认为他们不但行事有效率，而且是“今日事今日毕”的典范。

但是，使得桌向时常零乱不堪的人，并不代表他们全都是没效率，没有用的，其中也有做事效率相当高的的人。

其实，将桌面整理得很干净的人，并不一定就代表他们都有高度的行事效率。那些很重视桌面是否处理干净的人，是把外观和事实混为一谈，是不正确的。我们要求的是一张整理得很好的桌子，同时也是把工作整理得很好的地方。

整理工作也和整理桌子的道理相同——就是把所有东西摆在已决定好的地方。

要做到所有东西放在应该放置的地方，第一步要把放在桌子上的资料，减少到真正需要的东西为止。甚至连一张小小的纸，也应该考虑是不是应该摆在桌上，决定不用的东西，就该拿到适当的地方去。

把不太需要使用的资料收放在书橱或档案保管箱中，再从保管箱或书橱中取出来。由于不必要的东西都塞在保管箱或书橱里，积多了会忘掉，因此时常要清理里边的东西。

不要把文件压在桌上，应该利用以下说的两种方法来处理。一种是事先做预备的审查，另一种是把手里的文件按照重要性，以及先后顺序分类，而且按照它们的性质分配时间。

拿起应该要先看的东西，概念性地看看，以判定优先的顺序，按照工作的需要排定顺序。