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第八章 合理利用时间（第1页）

第八章合理利用时间

事分轻重缓急

有一个经常大惊小怪的经理，他的部门每年为公司赚进几百万。有一天公司突然提供这个部门一个只要能适时行动就可赚进更多利益的机会。按理说，该部门应该要暂抛一切事物，好好利用这个大好机会才是。但这位守旧落伍的经理却为着自己部门平面布置的问题而煞费心思。打字机、垃圾筒该放在那里好呢？每个不同的大小桌子该占多大的面积呢？他拿着计算尺白白浪费了两三天的时间。虽然该部门平面摆置的工作是完成了，但这个绝对赚钱的机会却乘隙溜过。

人与人之间的贤愚差异并不是在头脑，而是在是否具有洞悉事物轻重缓急重要性的能力。

传统的时间管理一味要求在最短时间内做很多事，却忽略了依照自己对事情的重视程度来安排时间顺序。因此，忘掉墙L的闹钟，学会认清急迫性与事情重要程度，遵循心中的罗盘行事，做自己生活的主宰。

很多人心里的罗盘常与时钟有很大的时差，也就是说，我们并不是依照自己对事情的重视程度来安排时间顺序的。传统的时间管理一味要求在最短时间内做最多的事，结果不但无补于时差的拉近，反而欲速则不达。

你必须自觉对人生有些规划。把确实重要的事情写下来，并制定目标以逐步实现。但在理想与现实之间，目标却渐渐模糊。究竟要如何才能使理想落实？

“把最重要的事视为当务之急”是人生一大课题。每个人几乎都会被理想、责任。别人的期望撕扯得痛苦不堪。每一天每一刻，我们都必须面对“如何善用时间”的挑战。

分清楚轻重缓急的技巧适用于任何情况——家庭生活、社会生活、工作卜，甚至连选配偶都可以利用。有一个男士在试用了这个方法之后，发现对他而言挑选太太的重要条件只有3项——她必须身体健康、踏实。个性活泼爽朗。

使这个技巧充分发挥的要领，在于能熟练洞悉事物的本质。如果你想学习有效处理任何事物的方法，这项洞悉事物本质的能力便为第一必要条件。

以自己工作的方法为核心，运用这个技巧选出“重要与否”的经营者真是多得不胜枚举。集总经理在谈到他的经营哲学时说，他经常小心翼翼地注意下列个电：

1．不断地生产优秀的新产品，改良旧产品。

2．将这些产品的销售方法与销售网进一步完善。

3．不断地要求降低成本。

4．让全体员工充满工作干劲，永远朝前迈进。

这位总经理将其他一些细小的事物委托干部处理，自己则努力地贯注于这4点上。这位总经理采用的战术和拿破仑一样，一巳做出判断，必须彻底予以无情攻击，直到击溃对手为止。

他根本不和别人争论小的问题。他认为，不必亲自出面，部属也能将自己的小问题解决。而且，这些小问题需不需要立刻解决都不是什么大不了的事。

事业成功的关键就系于这些少数的要领上，当他们迅速地洞察出事物的重点之后，就能立刻将全部精力集中贯注，这就是他们会比别人成功的原出。

如果时间的运用只须在“好”“坏”之间选择其一，问题当然很简单。我们很容易辨别某些事情是浪费生命。麻醉心灵，甚至自甘堕落。然而，时间的运用往往不是在好坏之间取舍，而是好与最好的抉择。“最好”的敌人，常常便是满足于“好”的心态。

玫琳·凯化妆品公司的创办人攻琳·凯·安许，以及作家兼演说家莉塔·黛芬博这两位美国非常知名的女上都说，她们最想做的三件事依序是：上帝第一、家庭第二。工作第三。现在你最想做的三件事是什么？你会怎么回答？也许你可以立刻答得出来，也许需要点时间思考一下。

很多人碰到这样的问题毫不思索地就答了出来——能不能马上答出来都没关系，能够确实了解向个儿该做些什么才是最重要的——细究却不堪一击。究其原因，不外乎是从来就没好好想过这类问题，人家一部，他就随口一答。或者是虽然想也想过（，但却愈理愈乱，根本就没透彻。不管是哪一种，在他们的内心深处总会有些许不安，因为既然不晓得自己对事情的优先次序，就等于不晓得什么事情是最需要马＿L做的，目标定然散乱，不想不安也难。

不论安许和黛芬博的排序是否恰当，需要强调的是，她们是经过多少的历练才从中领悟出自己的抉择。所以，要是你不能马上回答这个问题，那也不是什么可耻的事。最重要的是，你应该学习这种银而不舍的精神，不断地问自己，不停地思索，从中学会安排事情的轻重缓急。

建立事情的优先次序并不是一件困难的事，不过确实需要一些斟酌与计划。如何建立事情的优先次序呢？就是把你必须做的事列出清单，再依照它们的重要程度排列先后次序。

做长期计划是应该的，然而你也不能忽略了日常生活中必须及时处理的一些细节。你要能仔细规划，两者都能兼顾。

如果你正在计划明天的事，可别忘了还有今天。今天和明天一样的可贵，而且今天的时间与和明天的一样的多。有的时候，只要你把今天的小事情处理妥当，明日的长远计划就会更加顺利地完成。

面对每天大大小小。纷繁复杂的事情，如何分清主次，把时间用在最有生产力的地方，有两个判断标准：

其一，我必须做什么？

这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。

其二，什么能给我最高回报？什么能给我最大的满足感？

应该用80％的时间做能带来最高回报的事情，而用20％的时间做其他事情。最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡和谐才有满足。因此，无论你地位如何，总需要分配时间于今人满足和快乐的事情，惟如此，工作才是有趣的，并易保持工作的热情。

事情的轻重缓急很清楚了，然后，以重要性优先排序，并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。

某人受聘担任某大学商学院院长。他一上任先研究商学院的大概情形，发现当前最迫切需要的是资金。他知道自已募款能力很强，于是很明确地将募款列为首要仔务。

过去的院长都是以院内的日常事务为工作重心，而这个新院长却总是神龙见首不见尾，因为他正在全国巡回募款，以充实院内的研究费、奖学金等。但在日常事务方面，他便不如前任院长那么事必躬亲。教授们有事找他，必须通过他的行政助理，这样一来不免觉得身价低了一截。

教授们对他愈来愈不满，终于派代表去见校长，要求院长彻底改变领导方式，或是更换院长。但校长明白新院长的作为，便说：“别把事物看得太严重。院长不是有个很不错的行政助理吗？再给他一些时间吧。”

没多久，外界的捐款开始源源不断涌进来，教授们才了解院长的远见。之后，他们每次看到院长都会说：“你忙你的去吧，待在这里干什么？尽管去募款吧！你的行政助理能干得很。”

这位院长的确犯了几项错误，例如没有好好凝聚团队精神，在募款之前没有好好地对同仁解释和教育。如果从头来过，他一定可以做得更好。但他也带来了一个很大的启示，即人必须不断地自问：“目前最迫切要做的是什么？我最大的本领和才华在什么地方？”

如果这位院长一心只想迎合旁人最迫切的期望，反而比较容易，而且必然能够拥有锦绣前程。但如果他对当前的情势看得不够远，不了解自己的特长，无法制定有远见的目标，最后的结果对他自己、教授们、商学院而言，便不可能是“最好”的。